Para os microempreendedores individuais (MEIs), a emissão de notas fiscais de serviço é uma prática rotineira e necessária, uma vez que mantém a regularidade fiscal e profissionalismo nos negócios. Uma dúvida frequente entre os MEIs, principalmente aqueles que começaram recentemente na jornada, é sobre o que colocar na descrição da nota fiscal de serviço.
Se você não sabe como preencher esse campo corretamente, está no lugar certo. Siga a leitura para entender como garantir clareza e precisão nas informações fornecidas.
O que é a descrição da nota fiscal de serviço?
A descrição da nota fiscal de serviço é um campo em que o MEI literalmente descreve quais foram os serviços prestados ao cliente. Esse campo é fundamental, já que deve ser compreendido facilmente pelo tomador de serviço e, principalmente, pelos órgãos fiscalizadores.
Uma das averiguações é em relação à atividade exercida, por exemplo, para confirmar se a função pode ser ocupada pelo MEI.
Em portes de CNPJ maiores (como ME – Microempresa ou EPP – Empresa de Pequeno Porte), o campo também é usado para validar informações como alíquota de ISS aplicável e obrigatoriedade de retenção de tributos como IR, PIS/COFINS, INSS, entre outros.
Já para o MEI, a validação da transação tem base na ocupação do negócio e atividade prestada, já que os impostos são fixos no DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).
Importância de uma boa descrição de serviços
- Transparência: uma descrição clara evita mal-entendidos com o cliente e facilita a auditoria.
- Conformidade fiscal: garantir que a descrição esteja de acordo com o serviço prestado ajuda na fiscalização das autoridades.
- Profissionalismo: descrições detalhadas mostram profissionalismo e atenção aos detalhes, melhorando a reputação do MEI.
- Contestações: Em caso de dúvidas ou contestações, a descrição detalhada serve como comprovante do serviço prestado.
O que colocar na descrição da nota fiscal de serviço?
Veja abaixo cada tópico que deve ser abordado para uma excelente descrição de serviço. Vale lembrar que desde setembro de 2023, todos os MEIs devem emitir as notas fiscais por meio do Portal Nacional de Emissão.
1- Identificação do serviço
Inicie a descrição com o nome do serviço prestado. Seja específico para evitar confusões. Exemplos:
- Consultoria de marketing digital
- Desenvolvimento de website
- Criação de logotipo gráfico
2- Detalhamento do Serviço
Descreva de forma clara e concisa o que foi realizado no projeto. Inclua detalhes relevantes, como:
- Consultoria de marketing digital: Elaboração de estratégias de SEO e campanhas de mídia paga para aumento de tráfego orgânico e conversões.
- Desenvolvimento de website: Criação de site institucional responsivo, incluindo design gráfico e implementação de sistema de gerenciamento de conteúdo.
- Criação de logotipo gráfico: Desenvolvimento de logotipo personalizado, incluindo pesquisa de mercado, criação de conceito e entrega de arquivos finais em alta resolução.
3- Período de Execução
Informe o período em que o serviço foi realizado, se for possível dentro do projeto. Isso ajuda a contextualizar o trabalho e pode ser importante para serviços contínuos.
- Exemplo: Consultoria de marketing digital realizada entre 01/07/2024 e 31/07/2024.
4- Especificações
Caso seja possível, especifique a quantidade de serviços prestados e a unidade de medida. Além disso, você também pode detalhar o local em que foi prestado o serviço (ou se foi on-line, por exemplo).
- Exemplo: 10 horas de desenvolvimento de website;
- Exemplo: 1 hora de consultoria on-line;
- Exemplo: 5 páginas de website.
5- Valores e condições
Detalhe o valor cobrado pelo serviço e qualquer condição especial acordada com o cliente. Isso inclui descontos, condições de pagamento, etc.
- Exemplo: Valor total: R$ 1.500,00. Pagamento em duas parcelas de R$ 750,00.
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Exemplos de descrição da nota fiscal de serviço MEI
Exemplo 1: Consultoria de marketing digital
Descrição: Consultoria de marketing digital realizada on-line via Google Meet, incluindo análise de mercado, elaboração de estratégias de SEO, criação de campanhas de mídia paga e monitoramento de resultados. Período de execução: 01/07/2024 a 31/07/2024. Valor total: R$ 2.000,00. Pagamento à vista.
Exemplo 2: Desenvolvimento de website
Descrição: Desenvolvimento de website institucional, responsivo, com design gráfico exclusivo e implementação de sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS). 40 horas de desenvolvimento. Valor total: R$ 4.000,00. Pagamento em quatro parcelas de R$ 1.000,00.
Exemplo 3: Criação de logotipo gráfico
Descrição: Criação de logotipo personalizado, incluindo pesquisa de mercado, desenvolvimento de conceitos, e entrega de arquivos finais em alta resolução. Valor total: R$ 1.000,00. Pagamento à vista.
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Dicas para preencher a descrição da nota fiscal de serviço MEI
1- Seja objetivo
Use uma linguagem direta e clara. Evite termos técnicos ou jargões que o cliente possa não entender. Uma boa descrição costuma ter cerca de 300 caracteres.
2- Inclua todos os detalhes relevantes
Não é porque a descrição deve ser concisa que podem faltar informações essenciais nela. Certifique-se de incluir todos os detalhes necessários para que o cliente compreenda o serviço prestado, além de estar em dia com as autoridades fiscais.
3- Utilize modelos de descrição
Criar modelos padronizados de descrição para os serviços mais comuns pode facilitar o dia a dia do MEI e garantir consistência nas informações fornecidas – ainda mais se você presta serviço para um cliente específico com frequência.
4- Verifique a conformidade com a legislação
Certifique-se de que a descrição esteja de acordo com as exigências fiscais e regulatórias do seu município ou estado.
5- Alinhe-se com o cliente
Converse com o cliente sobre a descrição do serviço na nota fiscal. Veja se ele precisa que a nota contenha algum termo ou declaração específica antes de emiti-la.
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