Certificado de Regularidade do FGTS: quem precisa emitir?

Manter a conformidade com as obrigações trabalhistas é essencial para qualquer empresa. E, muita gente não sabe, mas até os microempreendedores individuais (MEIs) estão aptos a contratarem um funcionário.

Um dos documentos mais importantes para comprovar essa regularidade é o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), que é útil para todos os portes de CNPJ, desde os MEIs até às grandes corporações.

Neste artigo, entenda o que é a CRF, quem precisa emiti-la, os benefícios do documento, as consequências da irregularidade e como obtê-la de forma simples.

O que é a Certidão de Regularidade do FGTS (CRF)?

O Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) é um documento oficial emitido pela Caixa Econômica Federal que comprova que um CNPJ está em dia com suas obrigações relacionadas ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

O documento também é chamado de Certidão do FGTS em alguns lugares. Esse certificado atesta que todos os valores devidos ao FGTS foram corretamente pagos pelo empregador e que não há pendências financeiras ou cadastrais.

Por que a Certidão do FGTS é importante?

Como esse certificado comprova que um CNPJ está em dia com as suas obrigações trabalhistas, a CRF é essencial, de forma geral, para:

• Empresas que participam de licitações públicas: é obrigatório apresentar o certificado para concorrer a contratos com órgãos governamentais.
• Empresas que buscam financiamento: instituições financeiras podem exigir o CRF para conceder crédito.
• Comprovação da regularidade trabalhista: garante que a empresa cumpre com suas obrigações com os funcionários.

A seguir, confira mais casos e situações em que a Certidão de Regularidade do FGTS pode ser útil.

Quem precisa do Certificado de Regularidade do FGTS?

A emissão do CRF é útil para diferentes perfis de CNPJ. Para algumas situações, inclusive, a certidão passa a ser obrigatória. Veja caso a caso:

• Empresas que participam de licitações: seja para serviços ou fornecimento de produtos ao setor público, a apresentação do CRF é obrigatória.
• Empresas que buscam financiamentos ou crédito: muitas instituições financeiras exigem a certidão para liberar linhas de crédito.
• Profissionais e empresas que fecham contratos com grandes clientes: algumas corporações exigem o CRF para mitigar riscos jurídicos e tributários.
• Empresas que buscam investidores: há investidores que avaliam a regularidade fiscal antes de se comprometerem com aportes financeiros.
• Empresas envolvidas em disputas trabalhistas: a CRF pode ser solicitada para demonstrar conformidade fiscal no tribunal.
• Empreendedores que desejam encerrar seu MEI: a certidão auxilia na verificação de pendências antes da baixa do CNPJ.

👉 Leia também: Alvará de funcionamento MEI: é obrigatório? Veja como emitir

Exemplos práticos de uso da Certidão do FGTS:

1- Participação em licitações:

Uma construtora que deseja participar de uma concorrência pública precisa apresentar o CRF válido. Sem o documento, a proposta pode ser desclassificada automaticamente, independentemente da competitividade de preço ou de qualidade técnica.

2- Obtenção de crédito:

Um MEI que deseja solicitar um financiamento bancário pode ser surpreendido com a exigência da CRF pelo banco para aprovar o empréstimo.

3- Contrato com grandes clientes:

Uma empresa de serviços pode perder uma oportunidade de contrato porque não conseguiu comprovar sua regularidade fiscal.

4- Busca por investidores:

Startups em captação podem enfrentar dificuldades se a regularidade fiscal não estiver em dia.

5- Defesa em processo trabalhista:

Empresas que enfrentam reclamações judiciais podem utilizar a CRF como prova documental de conformidade tributária.

6- Baixa de MEI:

Um microempreendedor que deseja encerrar seu CNPJ pode se deparar com pendências fiscais, e a CRF ajuda a verificá-las antes do processo de baixa.

Quando o Certificado de Regularidade do FGTS é obrigatório?

Como dito anteriormente, há cenários em que o Certificado do FGTS é obrigatório, já que estão previstos em lei. Segundo a Lei nº 8.036/90 e a Lei nº 9.012/95, as empresas devem apresentar o CRF nos seguintes casos:

1. Participação em licitações públicas: qualquer empresa que queira fornecer bens ou serviços para órgãos da administração federal, estadual e municipal, seja direta ou indiretamente, precisa comprovar regularidade com o FGTS.
2. Obtenção de empréstimos e financiamentos junto a bancos públicos: a certidão é exigida por instituições financeiras do governo para conceder crédito a empresas.
3. Solicitação de favores creditícios, isenções, subsídios e auxílios governamentais: o CRF deve ser apresentado sempre que uma empresa quiser acessar incentivos ou benefícios concedidos por qualquer órgão da administração pública.
4. Transferência de domicílio da empresa para o exterior: antes de mudar sua sede para outro país, a empresa deve comprovar sua regularidade com o FGTS.
5. Registro, arquivamento ou alteração do contrato social: qualquer modificação na estrutura jurídica da empresa, como distratos ou alteração de estatuto, exige a apresentação do CRF.
6. Celebração de contratos de prestação de serviços ou transação comercial com órgãos públicos: empresas que têm relação comercial com a administração direta ou indireta precisam estar em dia com o FGTS.

👉 Além disso, órgãos públicos, empresas estatais e instituições controladas pela União, estados ou municípios também devem apresentar o Certificado de Regularidade do FGTS para obter financiamentos ou empréstimos de bancos públicos.

Vale lembrar que a legislação está sujeita a alterações, então é sempre recomendado consultar as fontes oficiais e atualizadas para obter informações precisas para casos específicos.

Quais são os benefícios de ter a Certidão de Regularidade do FGTS?

Manter a Certidão de Regularidade do FGTS atualizada tem vários benefícios. Veja os diferentes casos e suas vantagens:

• Evitar multas e penalidades: a regularidade com o FGTS previne autuações e multas por parte dos órgãos fiscalizadores.
• Garantir transparência e credibilidade: clientes, parceiros e investidores tendem a confiar mais em empresas que demonstram compromisso com suas obrigações legais.
• Facilitar processos burocráticos: a obtenção de crédito, participação em licitações e outras atividades que exigem comprovação de regularidade são mais ágeis com o CRF em dia.
• Reforça a credibilidade: empresas regulares transmitem confiança a clientes e investidores.
• Melhor relacionamento com instituições financeiras: Bancos e outras entidades financeiras veem com bons olhos empresas que mantêm suas obrigações regularizadas, podendo oferecer condições mais favoráveis de crédito.

O que acontece se a empresa não estiver em dia com o FGTS?

Alguns prejuízos podem ser listados:

• Multas e juros por atraso nos pagamentos.
• Impedimento de participar de licitações públicas.
• Dificuldades para obtenção de crédito e financiamentos.
• Risco de bloqueios e fiscalizações.
• Danos à reputação da empresa.

Como emitir Certificado de Regularidade do FGTS?

A emissão do Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) é feita pela internet, na maioria dos casos, seguindo estas etapas:

1. Acesse o site oficial da emissão da Caixa Econômica Federal.
2. Insira os dados do CNPJ da empresa para consultar a regularidade fiscal.
3. Verifique se há pendências que impeçam a emissão do CRF.
4. Caso não haja irregularidades, gere e imprima a certidão diretamente no site.

Se houver pendências, será necessário regularizá-las antes da emissão.

Dúvidas frequentes sobre a Certidão de Regularidade do FGTS – CRF

1- A Certidão Regularidade FGTS tem validade?

Sim, o CRF é válido por 30 dias a partir da data de emissão.

2- Quanto tempo leva para emitir o Certificado de Regularidade do FGTS?

Se a empresa estiver em dia com todas as obrigações, a emissão pode ser imediata e feita online pelo site da Caixa.

3- O que fazer se minha empresa tiver pendências no FGTS?

É necessário regularizar os valores em aberto, seja por pagamento integral ou parcelamento, para que a Certidão Regularidade FGTS seja emitida.

4- A Certidão de Regularidade do FGTS pode ser emitida mesmo com parcelamento do FGTS?

Sim, a CRF pode ser emitida mesmo com um parcelamento ativo do FGTS, como mencionado acima. No entanto, para que o processo seja possível, é necessário que a primeira parcela do acordo tenha sido paga e que o parcelamento esteja em dia. Caso haja atrasos ou inadimplência, a emissão será bloqueada até a regularização.

5- Como saber se minha empresa está irregular antes de solicitar a CRF?

Para verificar se sua empresa está regularizada, basta acessar o site da Caixa Econômica Federal e consultar a situação do seu CNPJ. Caso existam pendências, será possível visualizar os débitos ou inconsistências que impedem a emissão da certidão.

6- Posso perder contratos se minha Certidão Regularidade FGTS estiver vencida?

Sim, a validade do Certificado de Regularidade do FGTS é de 30 dias. Se o documento estiver vencido, sua empresa pode ser impedida de participar de licitações, firmar contratos com órgãos públicos ou obter financiamentos. Por isso, é essencial renovar a certidão antes do vencimento.

7- Quitei todos os débitos, mas minha CRF ainda possui pendências. O que fazer?

Se sua CRF ainda aponta pendências após a quitação dos débitos, isso pode estar relacionado à falta de informações acessórias, como:

• Histórico de Remunerações: verifique no FGTS Digital se existem registros de indenizações compensatórias pendentes e complete as informações necessárias.
• Dados de remuneração, afastamento ou desligamento no eSocial: se um empregado constou no Registro de Eventos Trabalhistas (RET) do eSocial, é necessário informar mensalmente sua situação. Caso tenha sido desligado, registre o desligamento para evitar cobranças futuras.