Ter a certidão de regularidade fiscal (CND) em mãos é indispensável para CNPJ que desejam participar de licitações, conseguir financiamentos ou simplesmente comprovar a regularidade fiscal de forma geral. Um obstáculo, contudo, é que muitas vezes surgem pendências que tornam a emissão burocrática e demorada.
Desde os MEIs (microempreendedores individuais) até as grandes corporações podem se beneficiar desse certificado. Entenda o que é a certidão de regularidade fiscal detalhadamente e saiba como emiti-la neste artigo.
O que é certidão de regularidade fiscal?
A certidão de regularidade fiscal (CND), como o próprio nome sugere, é a prova de que um CNPJ está em dia com a Receita Federal em relação aos seus impostos federais (como Simples Nacional, PIS/Pasep, COFINS, IR, IPI etc.), incluindo as contribuições previdenciárias.
Certidão negativa de débitos relativos aos tributos federais: o que é?
A certidão de regularidade fiscal e a certidão negativa de débitos são dois nomes para uma mesma certidão. É por isso que escreve-se “certidão de regularidade fiscal” junto da sigla “CND”, referente à “certidão negativa de débitos”.
A parte “relativos aos tributos federais” é apenas uma indicação de que esse certificado reconhece a regularidade dos CNPJ apenas no quesito federal. Ou seja, ter essa certidão não significa que a empresa está livre de ter pendências municipais ou estaduais.
O que significa regularidade fiscal?
Um CNPJ com “regularidade fiscal” é uma empresa que está operando de forma regular perante suas obrigações tributárias, incluindo a seguridade social. É importante ressaltar que regularidade não significa, necessariamente, a quitação total de dívidas. Regularidade é a comprovação de que a empresa atende todas as exigências do fisco.
Por que emitir a certidão de regularidade fiscal?
Para além de possibilitar a participação da empresa em licitações, a certidão de regularidade fiscal é uma ferramenta importante de controle de regularidade fiscal. É a comprovação de que a empresa cumpriu com as suas obrigações, como pagamento de tributos e entrega de declarações e escriturações.
Existem muitas obrigações legais a serem cumpridas por CNPJs e, muitas vezes, pode ser um desafio saber tudo o que precisa ser feito. Em alguns casos, donos de negócios só percebem um problema quando são acionados judicialmente. Portanto, a certidão negativa de débitos contribui para organizar a situação fiscal da empresa.
A CDN, por exemplo, contém os dados que identificam uma empresa (CNPJ, nome), a matriz e as filiais. Isso reduz a possibilidade de confusão entre negócios com nomes idênticos, por exemplo.
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Importância da certidão de regularidade fiscal (CND)
A certidão de regularidade fiscal (ou certidão negativa de débitos; CND, na sigla) é comumente requisitada em situações como:
- Participação em licitações públicas: para concorrer em processos licitatórios, é obrigatório comprovar a regularidade fiscal por meio da CND.
- Obtenção de financiamentos e créditos: instituições financeiras frequentemente exigem a apresentação da CND para aprovar empréstimos e financiamentos, garantindo que a empresa não possui dívidas fiscais que possam comprometer sua capacidade de pagamento.
- Parcerias comerciais: clientes e fornecedores podem solicitar a CND para assegurar que a empresa está em conformidade com suas obrigações fiscais, fortalecendo a confiança nas relações comerciais.
- Evitar penalidades e multas: manter a regularidade fiscal previne a aplicação de multas e outras sanções por parte dos órgãos fiscalizadores.
Existem, inclusive, outras certidões que comprovam a regularidade de um CNPJ em outros âmbitos, como no pagamento de dívidas trabalhistas, FGTS e até mesmo imobiliárias. Para ver os detalhes de cada uma dessas certidões, continue a leitura.
MEI precisa de certidão de regularidade fiscal?
Sim, o MEI precisa da certidão de regularidade fiscal (CND) em situações que exigem a comprovação de que a empresa está em dia com as autoridades fiscais. Ter a CND em dia pode ser a diferença entre conquistar uma grande oportunidade ou perder tempo resolvendo pendências que poderiam ser evitadas com antecedência.
Principais situações em que a CND é exigida para o MEI
1- Participação em licitações públicas
Se você é MEI e deseja fornecer produtos ou serviços para órgãos públicos, precisará da CND para comprovar a regularidade fiscal da sua empresa. Sem esse documento, sua proposta pode ser automaticamente desclassificada, mesmo que atenda a todos os outros requisitos.
Imagine estar prestes a fechar um contrato com a prefeitura da sua cidade e ser barrado por não ter a certidão em mãos. Para evitar esse tipo de surpresa, mantenha sua CND atualizada.
O que são licitações?
Se você pretende ter a prefeitura da sua cidade como uma cliente da sua empresa, por exemplo, você precisa ter uma licitação. Em definição, uma licitação é um procedimento administrativo formal para que a administração pública contrate um serviço ou adquira um produto.
Essa é uma forma de proibir que os órgãos públicos sejam utilizados para interesses pessoais de suas gestões. O processo licitatório é regulado pela lei 8.666 e determina que exista igualdade entre os concorrentes.
Um dos critérios para concorrer a uma licitação é justamente não estar em débito fiscal. Portanto, ter as certidões em dia é essencial.
2- Obtenção de crédito ou financiamento bancário
Bancos e instituições financeiras costumam solicitar a CND antes de liberar linhas de crédito ou aprovar financiamentos. Para o MEI, essa exigência garante que não existam pendências fiscais que prejudiquem a capacidade de pagamento.
Uma empresa pode perder condições especiais de crédito ou prazos por não ter esse documento em mãos.
3- Fechamento de contratos com novos clientes
Grandes empresas e clientes mais exigentes podem solicitar a CND antes de firmar um contrato. O objetivo é ter segurança de que estão negociando com um parceiro regularizado, minimizando riscos tributários e jurídicos.
Exemplo prático: Imagine que sua empresa está prestes a fechar um contrato de R$ 100 mil, mas o cliente pede a CND e você não tem. O processo para correr atrás disso em cima da hora pode significar a perda de uma oportunidade.
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4- Busca por investidores para expandir o negócio
Se você está planejando atrair investidores para o seu MEI, ter a CND é essencial. Investidores avaliam a saúde financeira e a regularidade fiscal antes de se comprometerem com qualquer aporte.
5- Defesa em processos trabalhistas
Mesmo sendo MEI, em casos de disputas judiciais ou reclamações trabalhistas, a CND pode ser solicitada como parte da documentação exigida em tribunal. Ter esse documento emitido acelera processos e reforça sua defesa em eventuais disputas.
6- Encerramento do MEI
Ao dar baixa no seu CNPJ como MEI, é importante regularizar todas as obrigações fiscais. Embora não seja uma exigência obrigatória, a CND facilita o encerramento e evita que pendências passem despercebidas. Descobrir dívidas ou multas de última hora pode atrasar o processo e gerar custos inesperados.
Como emitir certidão de regularidade fiscal (CND)
A certidão pode ser emitida pela internet, no site da Receita Federal ou da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. Caso não existam pendências de situação fiscal ou cadastral, o documento será emitido e baixado em PDF.
O prazo de validade da certidão é de 180 dias, contado de sua emissão. As etapas para a emissão são:
- Acessar o site da Receita Federal.
- Informar o CNPJ da empresa.
- Regularizar pendências, se existirem.
- Realizar a emissão.
O que fazer caso não conseguir emitir a certidão negativa de débitos?
Caso você não consiga emitir a certidão de forma on-line, consulte se você está em dia com os seus débitos. De acordo com o site do Governo Federal, a certidão será liberada automaticamente de 2 a 5 dias após a regularização das pendências.
Se a certidão não for automaticamente emitida ou depender de comprovação de algum fato (medida judicial, por exemplo), você pode solicitar a liberação manual à Receita Federal, no Portal e-CAC ou contar com o serviço especializado de alguma empresa para te dar suporte.
Por que você pode ter dificuldades para emitir a CND?
Ao tentar emitir a Certidão Negativa de Débitos (CND), muitos MEIs se deparam com entraves que atrasam o processo ou até impedem a emissão. Veja os problemas mais comuns e como solucioná-los na prática:
1- Pendências fiscais não regularizadas
Mesmo pequenos débitos podem impedir a emissão da CND. Isso inclui impostos em atraso, como o DAS-MEI, ou multas geradas por obrigações não cumpridas. O problema é que muitos MEIs só descobrem essas pendências no momento em que precisam da certidão — e, nessa hora, a pressa pode gerar estresse e perda de oportunidades.
A dica é verificar regularmente seus débitos no Portal do Empreendedor ou deixar que especialistas façam isso por você, garantindo rapidez e segurança.
2- Dados cadastrais incorretos no CNPJ
Erros simples, como endereço desatualizado, CNAE incompatível com a atividade exercida ou informações divergentes no cadastro, também podem barrar a emissão da CND. Isso acontece porque os órgãos fiscalizadores exigem que o CNPJ esteja 100% regularizado para liberar a certidão.
Faça uma revisão cadastral ou uma equipe especializada para identificar e corrigir rapidamente qualquer inconsistência.
3- Dívidas previdenciárias ou trabalhistas em aberto
Ainda que você não tenha funcionários registrados, pendências relacionadas ao INSS ou outras contribuições podem existir, especialmente se houver algum equívoco em declarações anteriores. Esses débitos são vinculados ao CNPJ e podem bloquear a emissão da CND.
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Dica para emitir sua certidão de regularidade fiscal com agilidade
Embora seja possível solicitar a CND nos sites dos órgãos emissores, o processo pode ser complexo se houver pendências fiscais a serem resolvidas. Para agilizar e garantir a certidão correta para o seu caso – como já adiantado, existem vários tipos de certidão para além da de regularidade fiscal –, contar com um serviço especializado pode ser a melhor solução.
- Agilidade no processo: profissionais experientes conduzem todo o procedimento de forma rápida, evitando atrasos e burocracias desnecessárias.
- Identificação e regularização de pendências: Especialistas são capazes de identificar possíveis débitos ou inconsistências que possam impedir a emissão da CND e orientam na regularização.
- Acompanhamento personalizado: Suporte dedicado para esclarecer dúvidas e fornecer orientações específicas conforme a necessidade do MEI.
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Outras certidões de débitos para emitir
Existem outras certidões negativas de débitos que um CNPJ pode portar. Veja a seguir algumas delas:
1- Certificado de Regularidade do FGTS
Este certificado é destinado a empregadores. A Caixa é quem faz a emissão do Certificado de Regularidade do FGTS, o chamado CRF. Para estar regular perante o FGTS, o empregador deve estar em dia:
- com as obrigações para com o FGTS, considerando os aspectos: financeiro, cadastral e operacional;
- com o pagamento das contribuições sociais instituídas pela Lei Complementar nº 110/2001;
- com o pagamento de empréstimos lastreados com recursos do FGTS.
A certificação é obrigatória para licitações públicas, assim como instituições oficiais de crédito. Para realizar a emissão, que é feita on-line no site da Caixa, o empresário tem que ter cumprido todas as obrigações legais junto ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS.
👉 Leia mais: Certificado de Regularidade do FGTS: quem precisa emitir?
2- Certidão Negativa de Débito Estadual
A Certidão Negativa de Débito Estadual é emitida por cada estado, em seus respectivos sites. É obrigatório estar em regularidade fiscal quanto aos créditos tributários estaduais administrados pela Secretaria Estadual da Fazenda. Dessa forma, cada unidade federativa tem critérios próprios para viabilizar a emissão do documento.
A emissão é realizada no site da Secretaria da Fazenda do seu estado.
3- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas
A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) é um documento que comprova a inexistência de débitos em aberto perante a Justiça do Trabalho. A certidão tem base nos dados do Banco Nacional de Devedores Trabalhistas (BNDT) e é centralizada no Tribunal Superior do Trabalho (TST). É indispensável para participação em licitações públicas.
Você pode emitir a sua no site da Justiça do Trabalho.
4- Certidão do INSS
A certidão negativa do INSS mostra que o MEI não tem pendências com a Previdência Social nem débitos previdenciários, ou seja, é o atestado de regularidade junto ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).
Diversos processos exigem a certidão negativa do INSS, como a entrada na documentação para a aposentadoria, a revalidação de registro de imóveis e a requisição de indenização do INSS. A certidão também pode ser requisitada para abrir conta em banco, solicitar um crédito, iniciar um financiamento, vender ou comprar imóvel, até mesmo para participar de uma concorrência pública.
5- Certidão Unificada – Justiça Federal
É um documento que atesta a existência ou inexistência de processos judiciais em tramitação nas cinco regiões da Justiça Federal do Brasil. Ela unifica as certidões judiciais, criminais e cíveis, permitindo uma consulta abrangente em âmbito nacional.
A certidão pode ser emitida no site da Justiça Federal.
6 – Certidão Negativa de Tributos Mobiliários e Imobiliários
A responsabilidade pela emissão deste documento é da prefeitura de cada cidade. Contudo, não são todas as cidades brasileiras que oferecem a funcionalidade pela internet. O documento tem base nos dados do Cadastro de Contribuinte Mobiliários e certifica a inexistência de débitos relativos a impostos e taxas.
Para emitir, você pode acessar o portal da prefeitura da sua cidade e verificar se há a possibilidade de realizar a emissão on-line.
Como emitir as cinco certidões negativas?
Atualmente, existem mais de cinco tipos de certidões negativas, como você pôde ver ao longo deste artigo. Há diversos âmbitos nos quais um CNPJ pode comprovar sua regularidade fiscal — seja em questões federais, estaduais, municipais, previdenciárias ou trabalhistas. Cada uma dessas certidões é emitida por órgãos diferentes, com processos e prazos específicos.
É importante destacar que não existe um portal único e gratuito do governo que permita emitir todas as certidões de uma só vez. Caso você queira verificar e emitir individualmente, consulte o tópico anterior, em que explicamos cada uma delas separadamente.
Porém, se a sua prioridade é ganhar tempo e emitir todas as certidões em um só lugar, nossa equipe está pronta para ajudar. Com o nosso serviço, você recebe orientação sobre quais certidões realmente precisa para sua situação e conta com um processo ágil, conduzido por especialistas que minimizam erros e retrabalhos.
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Perguntas frequentes sobre Certidão de Regularidade Fiscal
1- Quanto tempo leva para emitir a CND?
Pela Receita, pode ser instantâneo ou levar até 5 dias úteis se houver pendências. Com a Company Hero, entregamos sua certidão de regularidade fiscal em até 3 dias úteis.
2- Qual a validade da CND?
Normalmente, é de 180 dias. Fique atento para renovar e não perder oportunidades.
3- O que fazer se a CND for negada?
Revise suas obrigações fiscais ou deixe que a gente resolva isso para você!
4- Será que a CND é realmente necessária para mim?
Em situações como fechar contratos com grandes empresas, solicitar financiamentos ou participar de licitações, o documento se torna indispensável. Estar preparado significa não ser pego de surpresa quando uma grande oportunidade surgir.
5- E se houver pendências no meu MEI que eu nem sei que existem?
Esse é um medo comum, e com razão: descobrir uma dívida no meio de uma negociação pode ser frustrante. Mas adiar a verificação só aumenta o risco de surpresas desagradáveis.
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Certificado de Regularidade Fiscal: regularize seu MEI e emita sem dor de cabeça
Garanta que está em dia com suas obrigações fiscais e evite surpresas desagradáveis quando precisar da sua certidão. Se for necessário regularizar pendências do CNPJ, você pode contar com:
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