Certidão negativa de débitos: o que é e como emitir passo a passo

A certidão negativa de débitos é um documento para quem deseja atestar a regularidade fiscal do seu CNPJ. É um certificado indispensável para alguns processos, como concorrer a licitações e conseguir financiamentos em bancos, por exemplo.

Entenda o que é a certidão negativa de débitos detalhadamente e saiba como emiti-la no post a seguir.

O que é certidão negativa de débitos?

A certidão negativa de débitos (CND) é a prova de regularidade fiscal perante à Receita Federal e à Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. Ou seja, o documento atesta que uma empresa está em dia com seus impostos federais (como Simples Nacional, PIS/Pasep, COFINS, IR, IPI etc.) incluindo as contribuições previdenciárias.

Por que emitir a certidão negativa de débitos?

Para além de possibilitar a participação da empresa em licitações, as certidões são ferramentas importantes de controle de regularidade fiscal. É a comprovação de que a empresa cumpriu com as suas obrigações, como pagamento de tributos e entrega de declarações e escriturações.

Existem muitas obrigações legais a serem cumpridas por CNPJs e, muitas vezes, pode ser difícil saber tudo o que precisa ser feito. Em alguns casos, donos de negócios só percebem um problema quando são acionados judicialmente. Portanto, as certidões negativas de débitos contribuem para organizar a situação fiscal da empresa.

A CDN, por exemplo, contém os dados que identificam uma empresa (CNPJ, nome), a matriz e as filiais. Isso reduz a possibilidade de confusão entre negócios com nomes idênticos, por exemplo.

A certidão negativa de débitos (CND) pode ser requisitada em:

• apresentação junto a bancos (financiamentos e empréstimos)
• licitações
• acesso ao mercado (compra de mercadorias)
• processos judiciais.

O que são licitações?

Se você pretende ter a prefeitura da sua cidade como uma cliente da sua empresa, por exemplo, você precisa ter uma licitação. Em definição, uma licitação é um procedimento administrativo formal para que a administração pública contrate um serviço ou adquira um produto.

Essa é uma forma de proibir que os órgãos públicos sejam utilizados para interesses pessoais de suas gestões. O processo licitatório é regulado pela lei 8.666 e determina que exista igualdade entre os concorrentes.

Um dos critérios para concorrer a uma licitação é justamente não estar em débito fiscal. Portanto, ter as certidões em dia é essencial.

👉 Veja mais: Obrigações do MEI: datas anuais que você não pode perder

Como emitir certidão negativa de débitos

A certidão pode ser emitida pela internet, no site da Receita Federal ou da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. Caso não existam pendências de situação fiscal ou cadastral, o documento será emitido e baixado em PDF.

O prazo de validade da certidão é de 180 dias, contado de sua emissão. Veja o passo a passo abaixo:

1 - Entre no site da Receita Federal.

2 - Informe o CNPJ da empresa e clique em “Consultar”.

3 - Pronto, a Certidão será baixada automaticamente em seu dispositivo.

O que fazer caso não conseguir emitir a certidão negativa de débitos?

Caso você não consiga emitir a certidão de forma on-line, consulte se você está em dia com os seus débitos. De acordo com o site do Governo Federal, a certidão será liberada automaticamente de 2 a 5 dias após a regularização das pendências.

Se a certidão não for automaticamente emitida ou depender de comprovação de algum fato (medida judicial, por exemplo), solicite a liberação manual à Receita Federal, no Portal e-CAC.

Outras certidões de débitos para emitir

Existem outras certidões negativas de débitos que uma empresa pode portar. Veja a seguir algumas delas:

Certificado de regularidade do FGTS

Este certificado é destinado a empregadores. A Caixa é quem faz a emissão do Certificado de Regularidade do FGTS, o chamado CRF. Para estar regular perante o FGTS, o empregador deve estar em dia:

• com as obrigações para com o FGTS, considerando os aspectos: financeiro, cadastral e operacional;
• com o pagamento das contribuições sociais instituídas pela Lei Complementar nº 110/2001;
• com o pagamento de empréstimos lastreados com recursos do FGTS.

A certificação é obrigatória para licitações públicas, assim como instituições oficiais de crédito. Para realizar a emissão, que é feita on-line no site da Caixa, o empresário tem que ter cumprido todas as obrigações legais junto ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS.

Certidão Negativa de Débito Estadual

A Certidão Negativa de Débito Estadual é emitida por cada estado, em seus respectivos sites. É obrigatório estar em regularidade fiscal quanto aos créditos tributários estaduais administrados pela Secretaria Estadual da Fazenda. Dessa forma, cada unidade federativa tem critérios próprios para viabilizar a emissão do documento.

Para emitir, é só acessar o site da Secretaria da Fazenda do seu estado.

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) é um documento que comprova a inexistência de débitos em aberto perante a Justiça do Trabalho. A certidão tem base nos dados do Banco Nacional de Devedores Trabalhistas (BNDT) e é centralizada no Tribunal Superior do Trabalho (TST). É indispensável para participação em licitações públicas.

Você pode emitir a sua no site da Justiça do Trabalho.

Certidão Negativa de Tributos Mobiliários e Imobiliários

A responsabilidade pela emissão deste documento é da prefeitura de cada cidade. Contudo, não são todas as cidades brasileiras que oferecem a funcionalidade pela internet. O documento tem base nos dados do Cadastro de Contribuinte Mobiliários e certifica a inexistência de débitos relativos a impostos e taxas.

Acesse o portal da prefeitura da sua cidade e verifique se há a possibilidade de realizar a emissão on-line.

👉 Leia mais: Cartão CNPJ: como emitir o documento passo a passo