A chave de acesso de uma nota fiscal pode ser necessária em várias situações, seja para um emitente ou cliente: emissão de segunda via, declaração do Imposto de Renda, consulta de pagamentos e a organização da sua contabilidade, por exemplo.
Em meio a tantos documentos para manter as transações comerciais em dia, pode ser difícil saber localizar todos. Preparei o passo a passo a seguir simples e objetivo para você encontrar a chave de acesso da nota fiscal sem dificuldades.
O que é a chave de acesso da nota fiscal?
A chave de acesso da nota fiscal é um código único e inalterável, composto por 44 números, que identifica cada nota fiscal eletrônica emitida. É como um “RG” da nota fiscal – ou seja, garante a autenticidade e permite que o documento seja rastreado em todo o processo de emissão, transmissão e consulta.
A verificação de qualquer nota fiscal eletrônica pode ser feita pela chave de acesso no portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
O que significam os 44 números da chave de acesso?
A chave de acesso é composta por 44 números. Na sequência, há conjuntos de outros números que identificam dados específicos, como:
- CNPJ do emitente: Identifica a empresa que emitiu a nota fiscal.
- Número da nota fiscal: Um número sequencial atribuído pela empresa.
- Data de emissão: Data em que a nota fiscal foi emitida.
- Código de UF: Código do estado da empresa emitente da Nota Fiscal Eletrônica.
- Código numérico: Um código gerado automaticamente pelo sistema de emissão da nota fiscal.
- Código de verificação: Um dígito verificador que garante a integridade da chave de acesso.
Qual é a diferença entre NF-e e NFS-e?
Como o passo a passo para encontrar a chave de acesso nas notas fiscais são diferentes para produto e serviço, é fundamental saber a diferença entre as siglas.
- NF-e: nota fiscal eletrônica que registra a venda de produtos.
- NFS-e: nota fiscal eletrônica que registra a prestação de serviços.
👉 Leia mais: 3 tipos de Nota Fiscal que você precisa conhecer
Onde fica a chave de acesso de uma nota fiscal?
A chave de acesso está presente em diversos documentos relacionados à nota fiscal.
- DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica): É o documento impresso que acompanha a mercadoria e contém todas as informações da nota fiscal, incluindo a chave de acesso.
- Arquivo XML: É o arquivo digital que contém todas as informações da nota fiscal em formato eletrônico. A chave de acesso está presente neste arquivo.
- Portal do Emissor da Nota Fiscal: No local onde foi emitida a nota é possível encontrar a chave de acesso correspondente.
Como achar chave de acesso de nota fiscal? Passo a passo
Existem alguns tipos de nota fiscal no Brasil e, consequentemente, a forma de achar a chave de acesso em cada um dos modelos varia.
A seguir, veja o passo a passo de como encontrar a chave de acesso nos dois modelos mais utilizados de nota fiscal: a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica, de produtos e mercadorias) e a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, de serviços).
Chave de acesso na nota fiscal eletrônica (NF-e)
A chave de acesso da NF-e pode ser encontrada em alguns locais, dependendo da página em que está visualizada. Siga o passo a passo:
1- Faça login no seu emissor
Se você não está com a nota fiscal em mãos, acesse o sistema que você utilizou para emitir a nota fiscal (pode ser o emissor gratuito do Sebrae, por exemplo, ou o do seu estado).
2- Encontre a NF-e
Quando estiver logado no sistema do emissor, procure pelas notas fiscais eletrônicas emitidas. Elas devem estar em uma seção como “Notas fiscais eletrônicas emitidas”, “Emissor NF-e”, “NF-e Emitidas”.
No emissor do Sebrae, por exemplo, depois de clicar em “Emissor NF-e”, você deve escolher a NF-e e selecionar o símbolo do lápis.
3- Localize a chave de acesso
Ao selecionar a nota fiscal que deseja saber a chave de acesso, abra a NF-e por meio do visualizador do sistema ou em um dos arquivos disponíveis (DANFE ou XML).
No emissor do Sebrae, a chave de acesso irá aparecer automaticamente após selecionar a nota fiscal no sistema.
Se o visualizador do seu emissor de NF-e não exibir automaticamente a chave de acesso, baixe a nota fiscal em PDF (DANFE) ou em XML para localizar.
Arquivo DANFE
No DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que é baixado como arquivo PDF, veja onde se encontra a chave de acesso da nota fiscal no exemplo abaixo.
Arquivo XML
Se você baixar o arquivo XML, identifique pelo exemplo abaixo onde estará a chave de acesso, em vermelho.
💡 Saiba mais: Número da nota fiscal do MEI: saiba como localizar na NFS-e
Chave de acesso na nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e)
A chave de acesso da NFS-e pode ser visualizada em alguns locais, dependendo da página. Siga o passo a passo
1- Faça login no seu emissor
Acesse o sistema de emissão que você utiliza para gerar suas NFS-e. Se você usa o software gratuito do governo, este é o portal do Emissor Nacional.
2- Encontre a NFS-e
Ao logar no seu emissor de notas fiscais, procure pelas NFS-e emitidas. Elas devem estar em uma seção como “Notas fiscais de serviço eletrônicas emitidas” ou “NFS-e Emitidas”, por exemplo.
No emissor gratuito do governo, você localizará as notas na opção “NFS-e Emitidas”, no ícone de um documento, localizado no canto superior direito.
3- Localize a chave de acesso
Escolha por qual meio gostaria de verificar a chave de acesso: pelo visualizador padrão do sistema (botão Visualizar), pelo arquivo DANFS-e ou arquivo XML. Veja no print abaixo.
Após selecionar sua opção, a chave de acesso da nota fiscal irá aparecer. Veja como em cada um dos caminhos:
Visualizador padrão
Quando clicar em “Visualizar”, a chave de acesso será a primeira informação exibida.
Arquivo DANFS-e
Ao baixar o DANFS-e, a chave de acesso está na primeira seção da nota fiscal. Veja:
Arquivo XML
Ao baixar o arquivo, o número pode ser identificado na segunda linha de código. Veja no exemplo, destacado em vermelho:
Simples, não?
Diferença entre o número da nota fiscal e chave de acesso na NFS-e
Agora que você já sabe como encontrar o código, veja uma última dica. Os termos “número da nota fiscal” e “chave de acesso da nota fiscal” são frequentemente confundidos por profissionais PJ. Veja as diferenças entre os dois a seguir:
Número da nota fiscal
É um número sequencial atribuído à nota fiscal, que é definido de acordo com a ordem de emissão das notas. Ele serve para identificar a nota fiscal dentro do sistema do emitente e é único para cada nota emitida.
Diferente do número da nota fiscal, que serve para identificar a sequência de emissão de notas em um sistema, a chave de acesso é usada para checar a autenticidade e rastreabilidade do documento fiscal. Tanto o emitente quanto o destinatário podem confirmar as informações da nota por meio da chave de acesso diretamente no sistema da SEFAZ.
💡Leia também: DET (Domicílio Eletrônico Trabalhista): MEI é obrigado a se cadastrar?
