Como organizar uma reunião empresarial produtiva

Se você não sabe como organizar uma reunião empresarial, está no lugar certo. Neste artigo, você vai aprender tudo sobre esse tema para preparar encontros realmente produtivos. Ninguém mais vai pensar que “aquela reunião poderia ter sido um e-mail”.

Seguindo as dicas que você vai ver aqui, vai ser muito mais fácil organizar, conduzir e colher feedbacks das suas reuniões para que elas sejam cada vez melhores. Olha só os tópicos que estão detalhados neste artigo:

• Conheça as fases de uma reunião empresarial;
• Prepare-se para conduzir sua reunião;
• Garanta o espaço mais adequado para o encontro.

Vamos lá!

Conheça as fases de uma reunião empresarial

Organizar uma reunião envolve pensar em cada uma das suas etapas. Elas acontecem antes, durante e após o encontro e todas são igualmente importantes. Veja quais são e o que considerar em cada fase da reunião:

1- Planejamento

O planejamento da reunião é essencial para garantir que tudo que você precisa está disponível. Ele envolve tudo que vem antes do dia da reunião, ou seja, a busca por recursos, pessoas, conferência de agenda, temas a serem debatidos e por aí vai.

Em resumo, você precisa planejar:

• Participantes;
• Data, horário e local;
• Preparação da pauta de reunião;
• Pesquisa dos tópicos;
• Envio de convites;
• Montagem dos materiais de apoio;
• Levantamento de recursos necessários.

Para ver mais detalhes sobre essa etapa, confira o nosso conteúdo completo sobre como planejar uma reunião de negócios de sucesso. Você pode aplicar as dicas tanto para uma reunião com cliente quanto uma interna.

2- Preparação

A preparação consiste no momento antes da reunião, são todas as coisas que você precisa fazer para garantir que o que foi planejado aconteça e esteja disponível durante o encontro. Veja a lista:

• Organização do espaço ou disponibilização do link online;
• Pegar e testar os equipamentos de apoio;
• Preparar a ambientação (temperatura, iluminação);
• Conferir acomodação disponível para quantidade de pessoas;
• Garantir material de apoio para todos os participantes;
• Disponibilizar água e café, ou coffee break;
• Enviar lembrete da reunião.

Minha sugestão é que inicie a preparação no máximo meia hora antes do início da reunião. Isso te dá tempo para repor qualquer coisa que não esteja funcionando e resolver algum outro tipo de problema que atrapalhe a reunião.

3- Execução

Chegamos ao “durante”. Nesse momento, uma pessoa irá conduzir o encontro. Essa pessoa pode ser você ou outra, é importante que seja alguém que estava envolvido na etapa de planejamento para não ter surpresas. Mesmo que essa pessoa não seja quem vai fazer uma apresentação ou algo assim, será ela que garantirá que o encontro siga o planejamento.

Tendo isso claro para todos os participantes, há alguns fatores essenciais para que a reunião corra bem:

• Revisão da pauta de reunião;
• Orientações sobre interrupções e perguntas;
• Documentação dos principais pontos de discussão;
• Gerenciamento do tempo da reunião;
• Comunicação clara e objetiva;
• Condensação e revisão dos pontos discutidos durante a reunião.

O processo de revisar a pauta antes de começar as discussões e resumir tudo ao final facilita com que todos estejam alinhados quanto a expectativas e tarefas. Aliás, essa é a próxima fase de uma reunião empresarial.

4- Tarefas

É muito comum que, após uma reunião, surjam tarefas para resolver os problemas discutidos. Nesse caso, é importante seguir desta forma:

• Documentar ações a serem feitas;
• Registrar responsável por cada ação;
• Delimitar prazos para as tarefas;
• Enviar a ata da reunião com registro das tarefas para todos que participaram.

5- Avaliações

Ao final da reunião, após o encontro, você pode fazer duas avaliações com os participantes:

• Formulário sobre a experiência no encontro: peça para que avaliem a organização da reunião como um todo, tempo, condução, acomodação, se era essencial;
• Efetividade com base no propósito: essa avaliação pode ser feita por todos participantes ou pelos líderes a fim de entender se a reunião foi efetiva. O problema foi resolvido? O negócio foi fechado? Por quê? Essas são questões simples para pensar sobre esse aspecto.

Essas avaliações vão te ajudar a tomar decisões para melhorar ainda mais para as próximas reuniões.

Prepare-se para conduzir sua reunião

Caso você seja a pessoa que vai apresentar ou conduzir a reunião, também é importante se preparar individualmente. Algumas dicas simples, mas muito fáceis e efetivas são estas:

• Aprofunde-se no tópico de discussão;
• Conheça os participantes;
• Exercite a comunicação objetiva;
• Mantenha uma postura profissional e aberta.

Garanta o espaço mais adequado para o encontro

Outro fator para prestar atenção e ter certeza de que organizou uma boa reunião empresarial é o local. Afinal, o espaço onde se dá a reunião impacta diretamente no bem estar dos participantes, o que, consequentemente, afeta o desenvolvimento das discussões.

Você pode alugar uma sala de reunião totalmente equipada para garantir a melhor acomodação, sabia? Na Hero, por exemplo, há salas para até 15 pessoas, climatizadas, modernas e totalmente profissionais.

Elas contam com wi-fi, água, café, lousa e até televisão. São espaços nas melhores localizações em todo o país, o que transmite ainda mais credibilidade à sua reunião. Quer saber mais? Você pode conferir e alugar sua sala de reunião online. É bem fácil e prático, vale a pena descobrir esse recurso a fundo.

Agora que você já sabe como organizar uma reunião empresarial produtiva, pensando em cada etapa do seu encontro, é hora de colocar as dicas em prática na sua próxima reunião!