Despesas fixas: 5 dicas infalíveis para economizar na sua empresa

Todo negócio tem despesas fixas mensais e muitas acabam impactando de forma significativa no financeiro do empreendedor. São aqueles gastos recorrentes e essenciais para manter seu empreendimento funcionando, como internet, a guia DAS para os MEIs e por aí vai.

Como se trata de gastos indispensáveis, é sempre importante pensar em como reduzir essas despesas fixas. Afinal, já que você vai ter que pagá-las de toda forma, vale a pena analisar as opções do mercado e buscar o melhor custo-benefício possível, não é?

Se você ainda não sabe bem como identificar essas despesas no seu negócio nem como reduzi-las, este conteúdo é para você. Aqui vou te explicar tudo sobre esse tipo de negócio e como melhorar seu planejamento financeiro. Olha só o que você vai ver neste artigo:

• O que são despesas fixas?
• Quais as despesas fixas de uma empresa?
• Exemplos de despesas fixas;
• Como reduzir despesas fixas e economizar.

O que são despesas fixas?

As despesas fixas são os gastos que se repetem mensalmente e são indispensáveis. Os valores podem variar, no entanto, há periodicidade de cobrança.

Isso pode se tornar um peso para o orçamento empresarial sem um bom planejamento. Afinal, como são contas fixas, é preciso pagá-las ainda que sua empresa fique sem faturamento em determinado mês – é o caso do aluguel, mesmo que você deixe as portas fechadas, precisará pagá-lo, certo?

O que são despesas variáveis?

As despesas variáveis são aquelas não recorrentes, que incidem no caso de venda ou produção. Portanto, não são aplicáveis todos os meses.

Por exemplo, em uma loja de varejo, um gasto variável é a comissão dos vendedores. Para uma manicure, que presta serviço, é a compra de insumos, como xampus e condicionadores.

Já em uma indústria, uma despesa variável é a aquisição de matérias-primas ou o transporte de produtos. Em qualquer um desses casos, essa conta somente existe quando há venda, produção ou prestação de serviço. Caso contrário, a empresa não precisa pagar nada.

Esse conceito deixa claro que sempre é necessário manter as despesas fixas no menor valor possível. Quando isso não acontece, uma boa parte do orçamento fica comprometida e pode haver dificuldade de honrar os compromissos financeiros assumidos.

Quais as despesas fixas de uma empresa?

De forma geral, as empresas têm despesas fixas relacionadas ao seu funcionamento e regularização, como:

• aluguel;
• condomínio;
• IPTU;
• limpeza;
• água, energia e internet;
• impostos mensais, como a guia DAS para MEIs;
• quadro de funcionários, se houver.

Exemplos de despesas fixas

A gente já estimou os valores com uma média anual para você ter a dimensão do tamanho do impacto dos gastos fixos de um negócio:

Aluguel - R$ 18.000

Condomínio - R$ 6.000

IPTU - R$ 1.500

Limpeza - R$ 7.200

Contas de água, luz, telefone e internet - R$ 9.600

Total Anual - R$ 42.300

*Cálculo feito com base nos custos médios de mercado com negociação de espaços comerciais para locação, advogados, despesas de escritório, taxas, manutenção e deslocamento por empresários consultados pela Company Hero em pesquisa.

Perceba que algumas das despesas têm valores fixos e outras não. Por exemplo, o aluguel e o condomínio sofrem reajustes anuais apenas. Por sua vez, a conta de água muda todos os meses.

Como reduzir despesas fixas e economizar

Agora que você entendeu por que é importante reduzir os gastos fixos, fica a pergunta: como fazer isso? Existem diversas alternativas para isso. Veja as 5 dicas que preparei para te ajudar a economizar:

1- Analise a folha de pagamento

Calma! Não é preciso fazer demissões, mas sim ter consciência dos gastos salariais. Nesse processo, é importante considerar o segmento de atuação do seu negócio.

Em empresas de serviços, os salários podem passar de 20% dos gastos fixos mensais. Já no comércio, fica entre 10% e 15%. Na indústria, depende da modernização da fábrica.

De toda forma, considere esse percentual. Em seguida, avalie a jornada de trabalho dos colaboradores. Veja se é a mais adequada, se o rendimento da equipe é elevado, se há satisfação e engajamento etc.

Muitas vezes, é melhor trabalhar menos ou por entrega, porque torna o dia mais produtivo. Ainda assim, verifique qual é a melhor realidade para o seu negócio.

2- Estimule ações que conscientizem a redução de gastos

Engajar os colaboradores no mesmo objetivo é a única forma de ter sucesso na empreitada. Pequenas atitudes podem fazer toda a diferença. Por exemplo, fechar as janelas quando o ar-condicionado estiver ligado. Ou desligar o aparelho quando ninguém estiver na sala, assim como deixar as luzes apagadas.

Aqui entra a economia com material de escritório, luz, água e mais. Até mesmo o consumo de papel e tinta de impressora são importantes para reduzir despesas fixas. Só se lembre de promover ações que não vão prejudicar a sua rotina de trabalho e de sua equipe. Caso isso aconteça, vai ser difícil conquistar o engajamento do time.

3- Faça um bom planejamento financeiro

Uma forma eficiente de reduzir as despesas fixas é ter um bom planejamento financeiro. Veja quanto do seu orçamento já está comprometido e faça cálculos antes de acrescentar outro gasto mensal.

Se necessário, faça cortes ou renegocie. Revisar os fluxos de processos também pode ser importante. Assim, é possível encontrar gargalos e verificar se a equipe é suficiente.

4- Diminua os gastos com aluguel e condomínio

Os Escritórios Virtuais são a nova tendência para pequenos e médios negócios, além de quem trabalha por conta própria. Isso porque permitem reduzir as despesas fixas.

A relação é a seguinte: ao deixar de pagar o aluguel, você economiza de forma significativa, mas ainda tem um endereço para sua empresa.

Ao contratar um escritório virtual, você pode receber correspondências e ter um endereço fiscal e comercial para a empresa sem burocracia sem gastar com aluguel. É o endereço onde o CNPJ de sua empresa ficará locado, sem que você esteja presencialmente lá.

Também terá um comprovante sempre que precisar – ele funciona para negócios que podem funcionar de forma remota, o que é a realidade de muitas empresas no mercado atual.

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5- Simplifique e automatize processos

A transformação digital mudou a forma de fazer negócios e levou à chamada desburocratização de empresas. Na prática, isso significa simplificar processos para ter eficiência e reduzir custos.

É nesse contexto que entram as despesas fixas. A empresa pode realizar um processo de desmobilização, isto é, retirada de móveis e equipamentos. Assim, é possível escolher o escritório virtual, que elimina a necessidade de alugar uma sala comercial.

Mais do que isso, você garante que seu negócio esteja formalizado sem pagar taxas elevadas para manter a estrutura física. Inclusive, você pode ter acesso a vários serviços por menos de R$ 100 por mês. Entre eles estão:

• endereço fiscal virtual;
• endereço comercial para divulgação;
• ativação instantânea;
• documentos e registros imediatos;
• recebimento e redirecionamento de correspondências.

Com o serviço de escritório virtual, você tem segurança e privacidade, ao mesmo tempo que garante agilidade e tecnologia para sua empresa. Ou seja, você tem toda a estrutura necessária para manter o funcionamento do seu negócio sem precisar se preocupar com gastos fixos relativos a condomínio, aluguel, água, luz etc.

Além disso, pode exercer as atividades de qualquer lugar e garantir uma boa produtividade. Esse é mais um ponto que ajuda a reduzir as despesas fixas.

Agora é só colocar essas dicas em prática para ter mais dinheiro liberado para investir no seu negócio. Quer mais dicas de empreendedorismo? Veja nosso artigo sobre como fazer um plano de negócios.