Escritório Virtual: feito para empresas como a sua

Quem está empreendendo precisa saber o que é escritório virtual. Essa solução virtual existe para facilitar a gestão do seu CNPJ de forma prática e o melhor: barata. Não é à toa que está cada vez mais popular entre os profissionais independentes no Brasil e no mundo.

Trata-se de uma tendência do empreendedorismo que se fortaleceu durante a pandemia, quando muitas empresas precisaram reduzir custos e muitos profissionais começaram a atuar em suas casas. Quem não podia ter gastos desnecessários, mas não quis comprometer a própria segurança, recorreu aos endereços virtuais.

Neste artigo completo, você vai aprender tudo sobre os Escritórios Virtuais para tirar suas dúvidas de uma vez por todas e poder aproveitar essa solução com segurança e tranquilidade. Vamos lá!

• O que é escritório virtual?
  • Escritório virtual é uma solução legalizada?
• Como funciona o escritório virtual para empresas?
  • Quais os serviços de um escritório virtual?
• Quais tipos de endereço posso ter no escritório virtual?
  • Endereço fiscal
  • Endereço comercial
  • Endereço com inscrição estadual
  • Endereço de correspondência
• Quem pode usar o escritório virtual?
• Quem não pode usar o escritório virtual?
• Quais as vantagens do escritório virtual para PJ?
  • Agilidade na abertura de CNPJ
  • Localizações estratégicas
  • Baixo custo
  • Correspondências protegidas
  • Privacidade levada a sério
• Quais as desvantagens do escritório virtual?
• Existe escritório virtual para comércio?
• Escritório virtual é igual coworking?
• Qual o preço de um escritório virtual?
• Como contratar um escritório virtual?

O que é escritório virtual?

O escritório virtual é uma solução que oferece endereço fiscal e comercial para PJs, empresas e empreendedores, além de serviços de escritório, como gestão de correspondência e até atendimento telefônico, dependendo da empresa prestadora.

O termo “escritório virtual” é uma tradução do inglês “Virtual Office”, visto que essa solução já é muito usada em países como Estados Unidos e Inglaterra. Ele também é conhecido como “endereço virtual”, “endereço fiscal virtual” e outras variações.

Desde que chegou ao Brasil, essa solução vem se popularizando muito, chegando a quase 700 escritórios em 2018, segundo o Censo da Ancev (Associação Nacional de Coworkings e Escritórios Virtuais).

Assim, você contrata o endereço de um escritório real, mas não contrata o espaço físico. Dessa forma, usa o endereço para abrir, regularizar ou divulgar seu negócio, economizando e agilizando seus processos.

Escritório virtual é uma solução legalizada?

Sim, o escritório virtual é legal e existem leis que regulamentam esse tipo de serviço:

• 2005 – o IBGE reconhece o serviço de escritório virtual por meio de um CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) específico, 8211-3/00;
• 2014 – os termos “coworking” e “escritório compartilhado” fazem parte do mesmo código;
• 2017 – aprovado o Projeto de Lei que regulamenta o funcionamento de escritórios virtuais, business centers, coworkings e assemelhados (PL 8300/17).

Quer saber mais sobre esse tópico? Acesse nosso conteúdo completo sobre a legalidade dos escritórios virtuais e tire suas dúvidas.

Como funciona o escritório virtual para empresas?

O escritório virtual combina um espaço físico com um serviço online. Assim, ele funciona de forma totalmente digital para que você aproveite o melhor de endereços estratégicos sem precisar gastar com o espaço físico propriamente dito.

Funciona assim: você contrata um escritório virtual e pode usar o endereço do local físico escolhido. Esse endereço serve para abrir ou regularizar o CNPJ, como sede fiscal, e para divulgar seu negócio, de forma comercial. Tudo depende do plano que você contratar.

Além disso, ao usar um escritório virtual, geralmente, você pode contar com a empresa contratada para fazer a gestão das suas correspondências. Trata-se de um serviço adicional, que pode ou não ser cobrado, para facilitar o seu dia a dia.

Assim, você não usa o espaço físico do escritório, mas apenas o seu endereço. Dessa forma, garante uma localização adequada para o seu tipo de atividade, além de poder explorar localizações prestigiadas sem gastar muito.

Quais os serviços de um escritório virtual?

Além do endereço para abertura de CNPJ, regularização da empresa ou divulgação nos canais de comunicação escolhidos, os serviços de escritório virtual podem contar com outros adicionais, como:

• Processo de abertura de CNPJ;
• Gestão de correspondência;
• Aluguel de salas de reunião;
• Atendimento telefônico;
• Atendimento de clientes e fiscalização.

Quais tipos de endereço pode ter no escritório virtual?

Quem abre um CNPJ vai se deparar com diferentes tipos de endereço, um tão importante quanto o outro. Por isso é importante saber para quais casos o escritório virtual funciona. Assim, fica mais fácil entender quando ele é útil para o seu negócio ou não. Veja quais são:

• Endereço fiscal

É o endereço de sede do CNPJ, usado como referência legal pelos órgãos oficiais. Ele deve seguir regras que incluem a compatibilidade com a atividade desenvolvida, por exemplo.

👉 Para se aprofundar: O que é endereço fiscal? Guia simplificado para empreendedores.

• Endereço comercial

O endereço comercial é o que você usa para divulgar o seu negócio, tanto para parceiros e fornecedores quanto para clientes. Ele pode ser o mesmo que a sede da empresa, mas não é regra, pois a finalidade do endereço comercial é diferente do fiscal.

👉 Veja detalhes: O que é endereço comercial virtual?

• Endereço com inscrição estadual

Trata-se do endereço fiscal para comércio. Isso porque ele conta com a Inscrição Estadual, um registro essencial para atividades comerciais, inclusive obrigatório em alguns estados.

👉 A Hero explica: Inscrição Estadual: o que é e como conseguir?

• Endereço de correspondência

O endereço de correspondência é aquele que você indica como o oficial para receber documentos e notificações sobre o CNPJ a partir dos órgãos públicos. Por isso é importante que ele seja selecionado de forma estratégica e usar um escritório virtual para isso é uma ótima escolha.

Para entender melhor esse assunto, vale a pena acessar nosso conteúdo sobre endereço de correspondência para PJs.

Ao contratar um pacote padrão de escritório virtual, você pode contar com todos esses usos e tipos de endereço. Geralmente, o que muda é se você vai escolher um com Inscrição Estadual (ideal para comércios) ou sem (ideal para prestadores de serviços).

Quem pode usar o escritório virtual?

No geral, praticamente todos os prestadores de serviços podem utilizar o escritório virtual. As principais categorias de atividades permitidas nesse tipo de endereço são:

• 8211-3/00 – Serviços de escritório e administrativos;
• 8230-0/0 – Organização de festas e eventos em geral;
• 7733-1/00 – Alugar máquinas para escritório;
• 8299-7/07 – Salas de acesso à internet;
• 8599-6/04 – treinamento e desenvolvimento de pessoas.

👉 Quer tirar a dúvida? Veja a lista de CNAEs que podem ter escritório virtual.

Tanto MEIs como empresas que possuam muitos empregados podem contratar um escritório virtual e aproveitar de suas vantagens. Veja alguns tipos de empresas que possuem Escritório Virtual com a Company Hero:

• Agências de Marketing Digital;
• Advogados;
• Profissionais de TI;
• Profissionais de Consultoria;
• Produtores audiovisuais.

Ele também é muito útil para empresas que querem expandir seus negócios para uma cidade diferente, sem todos os gastos de abrir uma estrutura física e ter uma equipe alocada naquela região. Ou seja, se você mora no Rio de Janeiro, mas quer contratar um escritório virtual em São Paulo, por exemplo, você pode.

Quem não pode usar o escritório virtual?

A restrição legal mais encontrada para utilizar um escritório virtual está ligada às atividades de comércio, importação e exportação e outras relacionadas.

Essas empresas precisam de Inscrição Estadual para funcionar e muitas cidades não permitem a instalação desse tipo de empresa em endereços virtuais. Mas já existem escritórios virtuais para comércio, com Inscrição Estadual, para solucionar parte dessa questão e facilitar a vida desses empreendedores.

Quais as vantagens do escritório virtual para PJ?

Contratar um escritório virtual para regularizar seu CNPJ e divulgar o seu negócio é uma alternativa estratégica e muito vantajosa para os empreendedores:

• Agilidade na abertura de CNPJ

Com o contrato em mãos, seus documentos podem ficar acessíveis em questão de minutos ou poucas horas, o que agiliza a abertura do CNPJ. Além disso, você evita atrasos por conta de documentação errada ou endereço inadequado.

• Localizações estratégicas

Aproveite a credibilidade dos melhores endereços do país para divulgar o seu negócio. Escritórios localizados na Avenida Paulista, Faria Lima, Ipanema e em diversas outras regiões do país.

• Baixo custo

Ao invés de gastar alugando um espaço comercial que você nem precisa, contrate um escritório virtual e aproveite ao máximo o endereço para fazer mais e melhores negócios. Assim, sobra mais dinheiro para investir no crescimento do seu empreendimento.

• Correspondências protegidas

Com a gestão de correspondência por uma equipe especializada, você não corre o risco de perder documentos importantes nem prazos de notificações oficiais. Além disso, tudo é feito de forma sigilosa e segura para proteger seus dados.

• Privacidade levada a sério

Sabia que o endereço do seu CNPJ é visível para todo mundo que pesquisá-lo? Com um escritório virtual, você evita espalhar a localização da sua casa por aí e mantém a sua privacidade e segurança intactas.

Quais as desvantagens do escritório virtual?

O escritório virtual é uma solução personalizável e flexível, por isso, não costuma ter pontos negativos. No entanto, se você prefere ou precisa ter um espaço comercial para atuar, em um endereço muito específico, ele não solucionará o seu problema, já que esse não é o objetivo dessa solução.

Existe escritório virtual para comércio?

Sim. São escritórios virtuais que contam com Inscrição Estadual já registrada na Junta Comercial Estadual. Eles são justamente para quem trabalha com vendas presenciais ou online e podem ter um valor diferenciado devido a esse registro específico.

👉 Veja também: Inscrição estadual para e-commerce.

Escritório virtual é igual coworking?

Não. Enquanto o coworking é um espaço onde diversos profissionais podem trabalhar presencialmente, um ambiente colaborativo, o escritório virtual é o endereço de um espaço físico usado para abrir, regularizar ou divulgar um empreendimento.

💡 Para entender melhor: Escritório virtual ou coworking, quais as diferenças?

Qual o preço de um escritório virtual?

O preço depende da empresa em que você contrata e pode variar de R$ 60 a R$ 200 por mês em média – ainda existem serviços que podem ultrapassar essa média de acordo com o tipo de suporte e serviço inclusos na solução.

Aqui na Hero, você pode contratar seu escritório virtual a partir de R$ 83 ao mês, contando com endereço fiscal e comercial, além dos benefícios que nossos clientes têm:

• endereço liberado imediatamente;
• gestão de correspondência;
• recebimento ilimitado de cartas;
• aluguel exclusivo de salas de reunião.

Como contratar um escritório virtual?

Para contratar um escritório virtual, você precisa seguir alguns passos e avaliar fatores que vão impactar na sua compra. Veja agora quais são:

Passo 1: Encontrar sua empresa preferida

Primeiro de tudo, pesquise no Google as empresas que oferecem o serviço e veja os sites delas. Se você nos achou pela internet, está no caminho certo! Compare os serviços, o preço, a variedade de endereços e o atendimento.

👉 Quer mais dicas? Olha só: O que considerar na hora de escolher um escritório virtual.

Passo 2: Preço e contratação

Ao analisar o preço e forma de contratação, você verá empresas que são transparentes e informam todos os preços, enquanto outras vão solicitar alguns dados para orçamento.

Isso afeta a agilidade da contratação. Caso opte por alguma empresa 100% online, escolha seu endereço e comece a contratação.

Passo 3: Dados pessoais e pagamento

Com os seus dados e os de sua empresa em mãos, preencha o formulário e efetue o pagamento conforme você deseja. Se você ainda não tem CNPJ ativo, pode contratar como pessoa física e, depois que a empresa for aberta, atualizar os dados cadastrais.

Passo 4: Documentação e abertura do CNPJ

Após o pagamento ser efetivado, você terá acesso ao IPTU, Alvará e autorização dos bombeiros. A partir disso, pode dar sequência à abertura do CNPJ ou alteração contratual. Se preciso, fale com seu contador ou advogado nessa etapa.

Com a ativação do seu endereço fiscal, agora é só aproveitar os benefícios do escritório virtual, trabalhando de qualquer lugar, com organização de correspondências e privacidade!

Tirou todas as suas dúvidas sobre o Escritório Virtual? Então aproveite para entender a fundo quais são os 6 fatores para escolher o Escritório Virtual sem erro.