Escritório Virtual: O que é? Acabe com as dúvidas de uma vez por todas!

O desenvolvimento tecnológico vem apresentando inovações nos mais diversos campos, inclusive nos formatos de trabalho. O escritório virtual é uma solução para todos os tipos de empresa e traz conceitos diferentes do conhecido escritório físico.

Este artigo é para você que trabalha das seguintes formas, ou outras ainda:

• Autônomo/Prestador de Serviços
• Profissional PJ
• Pequeno ou grande empresário
• Comerciante de qualquer tipo (e-commerce ou não)

Sim, é isso o que você está pensando: o escritório virtual é para todo mundo.

O que é um escritório virtual?

O termo “escritório virtual” é uma tradução do inglês “Virtual Office”. Isso porque em países como Estados Unidos e Inglaterra, essa já é uma solução conhecida de muitas pessoas. Você também encontrará nomes como “endereço virtual”, “endereço fiscal virtual” e outros tantos que, na prática, significam a mesma coisa. Só não confunda escritório virtual com coworking, pois são soluções diferentes!

A parte física desta solução é um espaço existente, que pertence à empresa contratada, onde o endereço fiscal fica registrado. A parte virtual é a sua empresa, que não vai operar diretamente daquele local.

O escritório virtual oferece, principalmente, opções de endereço fiscal e comercial, além de gestão de correspondências aos clientes. De forma opcional, é comum ter salas de reuniões sob demanda, atendimento telefônico e serviços de motoboy também.

O que faz um escritório virtual? Confira o exemplo!

Imagine que você vai abrir uma empresa de consultoria. Você não quer abrir seu CNPJ no endereço residencial para preservar sua privacidade, tampouco deseja alugar um escritório físico, porque pode trabalhar de qualquer lugar.

Então você pode pesquisar e contratar um escritório virtual na Av. Faria Lima, por exemplo, uma excelente região de São Paulo para fazer negócios. Com isso, você pode continuar trabalhando de casa - ou de qualquer lugar - mas o registro de seu CNPJ ficará na Av. Faria Lima para os órgãos públicos, e para seus clientes você poderá divulgar que tem uma empresa em um endereço nobre.

Ah! E de quebra ainda poderá fazer reuniões em um espaço planejado para receber seus clientes, alugando por dia ou hora, sob demanda.

Para que serve o escritório?

Eu consigo ouvir o pensamento de alguns de nossos leitores com essa indagação. “Se é virtual, se minha empresa não vai funcionar do endereço, então para que serve o escritório?”.

Uma das respostas está nas linhas acima destas: grande parte dos escritórios virtuais oferecem salas de reunião equipadas e planejadas para os clientes que querem receber parceiros, fazer reuniões, treinamentos, entrevistas, gravar vídeos, dentre outras utilidades.

Além disso, o espaço físico existe para que a empresa contratada tenha uma operação fixa, comprove que o espaço existe, para receber visitações quando necessário. Isso sem falar nas correspondências e encomendas, que precisam ser guardadas em algum local seguro e reservado, não é mesmo?!

É para isso que serve o escritório físico do escritório virtual (sem confusões)! 😊

Quais as vantagens do escritório virtual?

Além de ser uma opção ao endereço residencial ou a um escritório físico, o escritório virtual possui 4 principais vantagens bem concretas - com o perdão do termo 😁 - que você precisa conhecer.

1 - Abrir empresa e emitir nota fiscal mais rápido

O processo de abertura de CNPJ pode ser algo burocrático e demorado em muitos lugares. Com isso, você e seu contador acabam perdendo um tempo precioso na busca pela regularização da empresa. Esse tempo poderia ser utilizado para focar em seu negócio, de fato!

O escritório virtual oferece agilidade, pois a contratação, e a utilização, ocorre 100% online. Em poucas horas você recebe seu IPTU e Alvará para dar prosseguimento na abertura do CNPJ. Com isso, já pode emitir suas notas fiscais rapidamente.

2 - As melhores localizações por um custo muito baixo

Você já pesquisou a média de aluguel em uma sala comercial na região da Avenida Faria Lima, em São Paulo? Eu já. E quase caí para trás quando vi! 😱

Segundo o Crasp, Conselho Regional de Administração de São Paulo, o custo médio do m² nesta região é de R$ 71. Ou seja, se considerarmos somente o aluguel, uma sala comercial de 50m² tem o custo médio de R$ 3,5 mil. Isso sem falar em outros custos fixos que o escritório virtual não possui, como deslocamento, internet, telefone, condomínio, IPTU, dentre outros.

Com um valor aproximado de R$ 1 mil/ano você consegue ter um escritório virtual na mesma Av. Faria Lima e demonstrar toda a credibilidade que merece para conquistar mais clientes.

3 - Gestão de correspondências e encomendas sem dor de cabeça

Imagina você não ter mais o trabalho interrompido pelo som do interfone, ou ficar preocupado se estará em casa quando um cartão do banco chegar. Os escritórios virtuais fazem a gestão de correspondências em nome de sua empresa, inclusive escaneando e enviando-as a você por e-mail.

Ainda existe a opção de receber encomendas e caixas que você pode buscar ou optar pelo envio através de mobotoy.

4 - Privacidade levada a sério

Eu comecei esse texto falando sobre as inovações do desenvolvimento tecnológico que propiciam o surgimento de soluções como o escritório virtual. Este mesmo desenvolvimento faz aumentar cada dia mais a preocupação das pessoas com a privacidade.

Com o escritório virtual, as pessoas evitam que o endereço residencial fique à mercê de uma simples pesquisa no Google. Isso serve tanto para autônomos, profissionais PJ, como para empreendedores de comércio, por exemplo, que podem sofrer com clientes batendo à sua porta. Uma inconveniência e tanto, que pode ser evitada.

Ou seja, se a separação da sua vida pessoal e profissional é um dos seus objetivos, acho que o escritório virtual pode contribuir.

Endereço residencial ou endereço virtual: o que é melhor

Se você ainda não tentou abrir uma empresa no seu endereço, certamente conhece alguém que tem ou já quis ter. Essa parece ser a solução mais fácil para quem busca ter um endereço fiscal facilmente.

O problema é que muitos municípios não aceitam alguns tipos de empresa funcionando em casa, mesmo prestação de serviços. Além disso, alguns condomínios não permitem CNPJs funcionando em seus imóveis.

E ainda tem um terceiro motivo, que é para quem mora de aluguel: se você coloca seu atual endereço no CNPJ, ao se mudar terá que abrir um processo de alteração contratual para alterar o endereço… E sabe como é o Brasil, não é mesmo?! Ninguém garante que os demais órgãos públicos serão avisados dessa alteração e sua vida profissional pode se tornar uma grande confusão.

Como funciona o Escritório Virtual

O escritório virtual funciona de forma bastante simples: a pessoa interessada em descentralizar a administração de sua empresa ou mesmo abrir um CNPJ para trabalhar como Pessoa Jurídica, contrata um endereço fiscal e comercial de uma determinada empresa.

Com este endereço fiscal em mãos a pessoa, geralmente junto com um profissional contábil, dá-se início à alteração do contrato social (caso a empresa já exista) ou à abertura do CNPJ.

Geralmente, as empresas que oferecem esta solução vendem planos mensais ou anuais, à escolha do cliente. A ativação do endereço ocorre somente após o pagamento, e aí o cliente recebe o IPTU, Alvarás e autorização dos bombeiros, o que permite o prosseguimento da regularização do CNPJ.

Como o processo é 100% online, a agilidade é maior do que solicitar autorizações para sediar a empresa no endereço residencial ou alugar uma sala comercial para isso. Pense comigo: se a empresa está acostumada a vender escritório virtual para diversas empresas, os órgãos públicos tendem a aceitar mais rapidamente qualquer solicitação.

Claro que algumas empresas possuem análises mais criteriosas dos órgãos públicos, mas isso vamos mostrar um pouco mais à frente, quando falarmos das atividades permitidas em escritório virtual.

Antes disso, quero apresentar a diferença entre endereço fiscal e comercial, que já citei algumas vezes no texto e causa um pouco de confusão na cabeça de algumas pessoas. Como você sabe, minha proposta aqui hoje é acabar com suas dúvidas sobre escritório virtual!

O que é endereço fiscal

O endereço fiscal é uma necessidade de toda e qualquer empresa. Não importa se é LTDA, ME, S/A, MEI, se pertence a um autônomo. Mesmo quem só precisa de um CNPJ para prestar serviços à outra empresa, em um contrato de Pessoa Jurídica, precisa ter um endereço fiscal.

Podemos definir o endereço fiscal como o endereço da empresa. Além do CNPJ, ele será registrado junto aos demais órgãos oficiais, como secretarias da fazenda, bombeiros, Receita Federal, dentre outros.

Este é o endereço que será utilizado sempre que algum órgão público precisar falar com o dono do CNPJ. Por essas e outras, uma gestão de correspondências eficiente é tão importante.

O que é endereço comercial

Pense no endereço comercial como aquele utilizado para fins de divulgação da empresa, na internet, em cartões de visita, onde for necessário. É através da divulgação do endereço comercial que os clientes do escritório virtual buscarão atrair mais e mais clientes.

Isso porque essa solução traz sempre endereços comerciais bastante atrativos, localizados em regiões estratégicas para quem quer fazer negócios, como por exemplo:

• Avenida Paulista/ e Av. Faria Lima, em São Paulo;
• Ipanema, na Zona Sul do Rio de Janeiro;
• Lago Sul, zona nobre de Brasília;
• Beira-Mar Norte, em Florianópolis.

A maioria das empresas que vendem escritório virtual no país oferecem o endereço fiscal em conjunto com o endereço comercial. Você também encontra opções de contratar somente o endereço comercial, uma alternativa mais barata e que é recomendada para quem quer expandir sua área de atuação para outras cidades ou estados.

A legislação permite a venda de Escritório Virtual?

Essa é uma questão muito recorrente: se o escritório virtual é uma prática legal no Brasil. A resposta simples é: sim!

A resposta completa vem a seguir:

• Desde 2005 o IBGE reconhece o serviço de escritório virtual por meio de um CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) específico, 8211-3/00;
• Desde 2014 os termos “coworking” e “escritório compartilhado” fazem parte do mesmo código;
• Em 2017 foi aprovado o Projeto de Lei que regulamenta o funcionamento de escritórios virtuais, business centers, coworkings e assemelhados (PL 8300/17).

Ou seja, quem contrata um escritório virtual está contratando uma opção segura e legal, regulamentada pelos órgãos responsáveis e que, acima de tudo, conta com milhares de usuários no país todo. É claro que isso não significa que todas as empresas são excelentes e recomendadas. Antes de contratar, pesquise!

Aqui na Company Hero, por exemplo, já são mais de 8 mil clientes em escritórios virtuais espalhados pelos quatro cantos do país. Se quiser saber um pouco mais, leia a história da Amanda e do Tomás em nosso blog.

Quais empresas podem ter um escritório virtual?

De forma simplificada, eu diria que praticamente todos os prestadores de serviços que buscam por…

• Redução de custos;
• Privacidade;
• Eficiência e organização com suas correspondências;
• Liberdade para trabalhar de onde quiser.

… Podem contar com o escritório virtual como uma solução para suas empresas.

Como eu sei você busca por dados mais concretos, abaixo você confere uma lista com as principais atividades permitidas em escritório virtual.

• 1º 8211-3/00- Serviços de escritório e administrativos;
• 2º 8230-0/01- Organização de festas e eventos em geral;
• 3º 7733-1/00- Alugar máquinas para escritório
• 4º 8299-7/07 – Salas de acesso à internet;
• 5º 8599-6/04 treinamento e desenvolvimento de pessoas

Se você faz parte de alguma dessas categorias, está na hora de amadurecer a ideia de contar com um escritório virtual em sua trajetória.

Existe escritório virtual com Inscrição Estadual?

Cada vez mais empresas de comércio buscam por uma solução mais barata do que uma sala comercial. Isso porque dificilmente elas conseguem abrir o CNPJ no endereço residencial. Ou seja, diferente dos prestadores de serviços, esta não é uma opção.

Atualmente são muitas as opções de comércio, desde o tradicional, das ruas, até o comércio online com uma loja virtual própria, vendas pelo Instagram, dropshipping, vendas em marketplaces, dentre outras alternativas.

O escritório virtual também pode ser utilizado por essas empresas, mesmo com Inscrição Estadual. Para estes casos, o endereço fiscal do escritório virtual funciona somente para gestão de correspondências e como sede administrativa no contrato social, tendo que ser apresentado um outro endereço para estoque (quando houver necessidade).

Os casos que envolvem Inscrição Estadual são mais restritos e envolvem uma análise mais profunda dos órgãos públicos. A variedade de endereços virtuais para essas empresas também é menor. Mas se você já ouviu falar que não pode abrir uma empresa de comércio em um escritório virtual, está enganado.

Consulte um profissional contábil, entre em contato com empresas de escritório virtual e tire suas dúvidas antes de desistir de ter um negócio pela falta de dinheiro para investimento inicial. Sempre existe uma solução.

Empresas e serviços que costumam contratar escritório virtual

Com base na própria experiência que temos aqui na Company Hero, posso listar para você alguns profissionais e as áreas que mais vêm buscando por essa solução:

• Agências de Marketing Digital
• Profissionais da área de TI
• Advogados
• Consultorias em geral
• Empresas de e-commerce
• Empresas de arquitetura
• Empresas de aluguel de equipamentos

Ou seja, o escritório virtual serve muito bem para empresas e profissionais de diversos ramos de atuação.

Qual o custo de um escritório virtual

A resposta mais sincera que eu posso te dar é que vai depender de empresa para empresa. Como todo ambiente concorrido, existe uma grande variedade de opções. Desde empresas focadas somente em escritório virtual, até coworkings que também fazem este serviço.

O que posso apresentar de concreto é que um plano básico mensal de escritório virtual é encontrado pela média de R$ 150/mês. Como plano básico, entenda: endereço fiscal, endereço comercial e gestão de correspondências.

Os valores variam entre R$ 60/mês, na empresa mais barata, até R$ 300/mês, na mais cara. Aqui na Hero, por exemplo, o valor médio mensal é a partir de 82/mês (ou R$ 980/ano).

O que está incluso em um escritório virtual?

Eu juro que quero parar de dizer “depende” para você, caro leitor ou leitora, mas é difícil. Seria injusto se eu respondesse por todas as empresas e não posso fazer isso.

Todo escritório virtual possui uma série de produtos inclusos e outros que são cobrados à parte. Como dito anteriormente, o básico que é oferecido é:

• Endereço Fiscal
• Endereço Comercial
• Gestão de Correspondências
• Desconto no aluguel de salas de reunião

Adicionalmente, são oferecidos atendimento telefônico com número personalizado, onde os recados são repassados ao responsável pela empresa.

Algumas empresas de coworking que vendem o serviço de escritório virtual também oferecem estações de trabalho sob demanda. Se a demanda para recebimento de encomendas for muito grande, pode haver cobrança à parte também, a partir de um limite.

O que está incluso em um escritório virtual Company Hero?

Aqui na Hero, os clientes contam com suporte especializado e mais uma série de serviços inclusos. Confira quais são eles:

• Endereço Fiscal e Comercial
• Ativação de endereço instantânea
• Envio de documentação em minutos, com acesso na Área do Cliente
• 20% de desconto em sala de reunião (São Paulo/SP, Ipanema/RJ, Curitiba/PR)
• Recebimento de cartas ilimitado
• Notificação online de correspondência, com sistema de escaneamento
• Acesso ao Clube de Benefícios e Descontos
• Ativação em minutos de conta bancária PJ do banco Linker

Como contratar um Escritório Virtual

Assim como a lógica de funcionamento do escritório virtual, a contratação não tem qualquer mistério. Vou repassar com você os passos que antecedem a contratação e como fazê-la para não deixar qualquer dúvida.

Passo 1: Encontrar sua empresa preferida

Primeiro de tudo, pesquise no Google as empresas que ofertam o serviço e leia o site delas. Se você nos achou pela internet, está no caminho certo! Compare os serviços, o preço, a variedade de endereços e o atendimento.

Passo 2: Preço e contratação

Ao analisar o preço e forma de contratação, você verá algumas empresas que são transparentes e informam todos os preços, enquanto outras vão solicitar alguns dados para orçamento.

Isso afeta a agilidade da contratação. Caso opte por alguma empresa 100% online, escolha seu endereço e comece a contratação.

Passo 3: Dados pessoais e pagamento

Com os seus dados e os de sua empresa em mãos, preencha o formulário e efetue o pagamento conforme você deseja. Se você ainda não tem CNPJ ativo, pode contratar como pessoa física e, depois que a empresa for aberta, atualizar os dados cadastrais.

Passo 4: Documentação e abertura do CNPJ

Após o pagamento ser efetivado, você terá acesso ao IPTU, Alvará e autorização dos bombeiros. A partir disso, pode dar sequência à abertura do CNPJ ou alteração contratual. Se preciso, fale com seu contador para que lhe ajude.

Com a efetivação de seu endereço fiscal, agora é só aproveitar os benefícios do escritório virtual, trabalhando de qualquer lugar, com organização de correspondências e privacidade!

Escritório Virtual Company Hero

A Company Hero oferece escritório virtual 100% online, sem burocracia e com transparência. Além disso, conte com sistema online para escaneamento e gestão de correspondências, compartilhamento de documentação com seu contador e acesso ao IPTU sempre que necessário.

Tudo isso, claro, a partir de R$ 82/mês e com o suporte dos melhores especialistas do mercado. Ficou interessado? Fale com a gente!