Guia prático: como abrir uma empresa online

Você tem vontade de empreender? Essa pode ser a chance de construir seu futuro. Por isso, é o desejo de milhões de pessoas. Nessa hora, muita gente enfrenta a burocracia, mas é possível facilitar o processo. É só saber como abrir uma empresa online.

É isso mesmo. Todo o procedimento pode ser feito pela internet. Aliás, esse é um dos fatores que contribuíram para a abertura de 3,3 milhões de empresas em 2020, segundo o Governo Federal. Afinal, é bem mais fácil quando você consegue agilizar o processo e evitar deslocamentos constantes, certo?

A questão é: como abrir uma empresa online de forma fácil, prática e rápida? Vamos explicar tudo que você sempre quis saber neste guia prático. É só acompanhar!

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É realmente possível fazer tudo 100% online?

Se você tem essa dúvida, relaxa e respira fundo. A resposta é: SIM! Com a digitalização dos processos, ficou muito fácil saber como abrir uma empresa online. Os trâmites foram facilitados com a digitalização de muitos processos. Tudo isso ajuda na formalização acelerada de cada vez mais empresas.

Essa mudança começou a acontecer há alguns anos. Um dos primeiros regimes jurídicos a obter o CNPJ pela internet foi o Microempreendedor Individual (MEI). Hoje, já é possível fazer o mesmo procedimento para as outras modalidades.

Além disso, estados e prefeituras começaram a digitalizar seus processos. Com isso, várias etapas — como análise de viabilidade, registro na Junta Comercial etc. — também começaram a ser solicitadas de forma online.

É claro que a pandemia do coronavírus acelerou a transformação digital. Os governos federal, estaduais e municipais precisaram se adequar à nova realidade. Para você, esse é um golaço, já que todas as etapas podem ser agilizadas.

Inclusive, existem companhias especializadas em abrir uma empresa online, como a Company Hero. Peça para seu contador falar com a a gente para abrir sua empresa online.

Jeito antigo de abrir uma empresa Vs. como abrir uma empresa online

Antes da digitalização, era mais difícil e demorado abrir uma empresa no Brasil. E nem faz muitos anos que isso acontecia.

Uma matéria de 2017 do jornal Gazeta do Povo mostrou que levava mais de 100 dias para efetuar o procedimento completo. A notícia ainda destaca que o processo “emperra nas prefeituras”, já que atividades de baixo risco eram autorizadas no prazo médio de 30 dias.

Pode parecer estranho, mas essa ainda é a visão de muitas pessoas. Se você comentar que pretende empreender, provavelmente ouvirá que a burocracia não compensa. Mas isso não é verdade se você fizer de um jeito 100% digital.

Nesse modelo antigo, além de esperar muito tempo para ter as autorizações, ainda era necessário se deslocar até os órgãos responsáveis como Prefeitura, Junta Comercial, Governo do Estado, enfrentar várias filas, corre-corre de assinaturas, lidar com falta de informação e informações divergentes, além de pagar inúmeras taxas inúteis.O custo para abrir uma empresa também era maior. Para ter uma ideia, o estudo da Federação das Indústrias do Estado do Rio de Janeiro (FIRJAN) realizado em 2010 mostrou que a média no País era de R$ 2.038.

Em 2020, o Sebrae destacou que o gasto ficava entre R$ 30 e R$ 200. Ou seja, 10 vezes menor e, em alguns casos, a diferença é até maior.

Esses dados demonstram que o jeito digital de abrir uma empresa é melhor. Mas ainda tem mais.

Além de ser mais barato e rápido, saber como abrir uma empresa online é importante por conta da transparência. Todos os processos podem ser consultados com apenas alguns cliques e ficam devidamente registrados, o que nem sempre acontecia antigamente.

Antes, era comum haver perda de documentos, o que levava a uma demora ainda maior para abrir a empresa. Agora, isso não ocorre.

Nesse momento, você deve estar pensando: “ok, já entendi que é melhor saber como abrir uma empresa online. Mas qual é o primeiro passo?”.

Para começar, você deve ver qual é o tipo do negócio.

Definindo o tipo de empresa

O primeiro passo para abrir o seu CNPJ de forma 100% online é preciso definir em qual regime jurídico sua empresa se enquadra. Apesar do termo assustar, ele apenas indica quais são as diretrizes a serem seguidas pelo empreendedor.

Também chamado de natureza jurídica, o regime é uma designação que mostra qual é o tipo de empresa que está sendo aberta. Alguns deles são aplicáveis apenas a pequenos negócios. Outros servem para qualquer porte.

De qualquer forma, o importante é entender que o regime jurídico tem a ver com a forma como a empresa é constituída. Ou seja, a partir desse enquadramento, você sabe o que precisará cumprir em relação a alguns aspectos, como:

• Capital social
• Número de sócios
• Participação dos sócios
• Impostos

A empresa também pode ser enquadrada de acordo com o seu porte, ou seja, seu tamanho e faturamento anual. Para ficar mais claro, veja quais são os principais tipos de empresas existentes no Brasil.

CNPJ tipo MEI

É o modelo mais simples e limitado, mas muito útil para alguns casos. O CNPJ é conseguido de forma online e na hora, sem burocracia. Você precisa apenas regularizar e pedir autorização para a prefeitura ou a Secretaria de Estado da Fazenda para fazer a emissão de notas fiscais.

Em 2020, das 3,3 milhões de empresas abertas, 2,6 milhões faziam parte dessa categoria. No total, são mais de 11,2 milhões de MEIs ativos, que são responsáveis por 56,7% do total de negócios.

No entanto, nem todo mundo pode se formalizar como MEI.

Vantagens e desvantagens em ser MEI

Vantagens do CNPJ MEI

• Emissão de notas fiscais
• Incentivo para empresas com linhas de crédito diferenciadas
• Direito a benefícios do INSS, como auxílio-doença e auxílio-maternidade
• Não precisa emitir nota fiscal avulsa ou RPA como pessoa física, a emissão de NF é facilitada e realizada pela pessoa jurídica
• Imposto simplificado através do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) no valor fixo de aproximadamente R$60 por mês

Desvantagens do CNPJ MEI

• Limitação do faturamento mensal em até R$81 mil. Ou seja, se você já começou a vender e sabe que vai ultrapassar esse limite é ideal que você abra uma Microempresa (ME) ou faça o desenquadramento e migre o seu CNPJ de MEI para ME.
• No modelo MEI não é permitido ter sociedade.
• Limitação de contratação de funcionários (você poderá ter apenas um funcionário).
• Existe uma lista específica de atividades permitidas pelo MEI, caso a sua atividade não esteja nessa lista, você não poderá ter um CNPJ MEI.

CNPJ tipo ME

O ME (microempresa) é um modelo de CNPJ que ainda conta com vários processos simplificados para o empresário, assim como o modelo MEI, porém, permite um faturamento maior e contratação de mais funcionários. Ou seja, se você vai abrir um negócio e nos próximos meses já está projetando um faturamento superior ao do MEI (R$81 mil/ano), compensa já abrir direto uma ME ao invés da MEI.

Basicamente, para uma empresa ser ME ela deve ter um faturamento anual de até R$360 mil reais.

Vantagens e desvantagens em ser ME

Vantagens do CNPJ ME

• Possibilidade de faturar mais. O limite anual é de R$360 mil.
• Impostos unificados, mais facilidade para o empresário, sendo 8 impostos em uma única guia: IRPJ, CSLL, PIS/PASEP, Cofins, IPI, ICMS, ISS e CPP.
• Tributos mais baixos, começando em 6%. Esse valor é definido pela Tabela do Simples Nacional e varia de acordo com a atividade.
• Você poderá ter sócios ou outra empresa, desde que a receita bruta total não ultrapasse o limite estabelecido pelo Simples Nacional.
• Parcelamento de débitos do regime tributário.

Desvantagens do CNPJ ME

• Unificação de patrimônios: o titular da ME é responsável por arcar com todos os débitos da empresa e os seus patrimônios empresariais e pessoais são unificados.
• Você não poderá passar a titularidade da empresa para outra pessoa. Esse modelo de negócio não é indicado se você pensa em vender o seu negócio no futuro.
• Se atrasar os impostos, terá problemas fiscais, pode ser excluído do regime e não poderá distribuir lucros.
• Não permite que outra empresa seja participante do mesmo negócio.

Categorias de empresas ME

Empresa LTDA

A Sociedade Limitada é uma empresa em que os sócios têm responsabilidade limitada. Ou seja, em caso de falência, seus bens pessoais não são utilizados para pagar suas dívidas. Como há essa proteção ao patrimônio, é um dos tipos de negócio mais comuns no Brasil.

Empresa EIRELI

A Empresa Individual de Responsabilidade Limitada é um formato empresarial em que você pode ser o único dono. Portanto, não é preciso ter sócios. Por outro lado, o capital social deve ser de 100 salários mínimos vigentes ou mais. Em 2021, o valor equivale a R$ 110 mil. A vantagem é que o patrimônio pessoal também fica protegido.

Empresa EPP

A Empresa de Pequeno Porte é aquela com faturamento bruto anual de R$ 360 mil a R$ 4,8 milhões. Ela pode se enquadrar como Empresário Individual (EI), EIRELI ou LTDA.

Seja qual for o tipo de empresa, você vai precisar de um endereço

O próximo passo para saber como abrir uma empresa online é ter um endereço. Mas calma! Você não precisa alugar um espaço para trabalhar. Existem os chamados escritórios virtuais.

O Escritório Virtual nada mais é do que um espaço comercial, ele tem endereço, CEP e estrutura. No entanto você não precisa alugar ou pagar por manutenções do espaço porque sua operação não estará fisicamente operando nesse endereço. Por isso o virtual do nome. Sua empresa usa o endereço para questões de legalização da empresa (endereço fiscal) e também utiliza como endereço comercial. Para divulgar no seu site, por exemplo! Tudo isso de um jeito bem mais barato e prático. E, claro, de um jeito legal! Os escritórios virtuais são tendência mundo afora e não é à toa.

Então, para que serve exatamente o escritório virtual? Você tem acesso a esse endereço físico e pode utilizá-lo:

• Para divulgações comercial da sua empresa
• Para expansão de filias em outras regiões sem necessidade de alugar uma sala comercial
• Para legalizar sua empresa e obter alvarás e CNPJ
• Para ter facilidades como: locação de salas para reunião no endereço da Company Hero, atendimento telefônico personalizado para sua empresa e mais

Como o Escritório Virtual ajuda as empresas, e-commerces e prestadores de serviços?

Endereço e legalização

Toda empresa precisa vincular um endereço fiscal às questões ligadas ao fisco como: registro de IPTU na prefeitura, Alvará do Corpo de Bombeiros, Habite-se, Cadastro na receita federal e outros registros. Além disso, se o Estado precisar notificar sua empresa, será através deste endereço.

Por que virtual?

O endereço fiscal é o principal recurso de um Escritório Virtual, sendo um registro necessário para formalização das empresas. O diferencial do ‘endereço fiscal virtual’ é justamente legalizar a empresa sem a necessidade de ter operação fisicamente alocada naquele CEP.

Sem jeitinho

O Escritório Virtual é uma solução legal para formalizar uma empresa sem precisar alugar um conjunto comercial ou “dar um jeitinho”. Muitas empresas, por desconhecer essa solução, têm a abertura do CNPJ negada ou alocam o endereço fiscal no escritório de contabilidade, o que as deixa amarradas sem nenhuma necessidade.

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Principais benefícios do Escritório Virtual

Redução de custos fixos

Elimina alguns custos fixos como: locação de conjunto comercial e contas como condomínio, internet, IPTU, água, luz, manutenções em geral, limpeza, telefonia…

Estratégia fiscal

O modelo permite que decisões sobre o negócio não tenham a barreira do endereço. A sede fiscal pode ser em uma cidade mais estratégica para o negócio, enquanto que o time pode trabalhar e morar em qualquer outro endereço.

Flexibilidade

Viabiliza o trabalho 100% remoto ou híbrido. A empresa abre mão de um espaço físico fixo, com alto custo, formaliza o CNPJ em uma sede fiscal e pode contratar salas de reunião por hora ou diárias, por demanda como um treinamento, workshop, reunião de balanços trimestrais…

Quer conhecer mais sobre a Solução do Escritório Virtual para MEI E ME? Nós podemos te ajudar com isso.

Saiba mais clicando aqui: 5 passos para conquistar mais clientes em sua contabilidade.

7 passos para abrir uma empresa online

1. Reúna todos os documentos

A depender do tipo de empresa que será aberto, é preciso apresentar alguns documentos. Você pode consultar o que é necessário na Receita Federal ou ter o apoio de uma empresa especializada, assim como a Company Hero. Assim, não há chance de erros e a gente cuida de tudo isso pra você, do começo ao fim!

De toda forma, os principais documentos exigidos são:

• três vias do contrato social, do estatuto ou do requerimento de Empresário Individual;
• uma via do requerimento padrão da Junta Comercial;
• cópia autenticada de RG e CPF dos sócios;
• comprovação de pagamento do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF), que cobra as taxas do processo;
• uma via da Ficha de Cadastro Nacional modelos 1 e 2.

Ao entregar esses documentos na Junta Comercial, será emitido o Número de Identificação do Registro da Empresa (NIRE). Além disso, você poderá usar a Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios (Redesim).

Esse é um sistema integrado para abrir, fechar, alterar e legalizar empresas nas Juntas Comerciais do País. Por isso, é mais um passo para saber como abrir uma empresa online, já que faz sua empresa existir de forma oficial.

2. Inscreva-se no CNPJ

O Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas é obrigatório para as empresas. Os MEIs fazem o procedimento pelo Portal do Empreendedor. Para os outros tipos, é preciso:

• fazer o cadastro no Receitanet, informando seus dados pessoais e os dos sócios;
• informar os dados e salvá-los na opção gravar para entrega à Receita Federal brasileira;
• enviar os dados pelo menu Documento e a opção Transmitir via internet.

3. Escolha a atividade principal da sua empresa

Você deve escolher o CNAE, de acordo com a tabela da Receita Federal. Esse é um código que padroniza as informações e define o que você pode fazer e que tipo de nota fiscal deve ser emitida.

4. Selecione o regime tributário

O regime tributário definirá como será o pagamento de impostos da sua empresa. Ele pode ser:

• Simples Nacional: tem uma guia única para recolhimento dos tributos;
• Lucro Presumido: é feita uma projeção de ganhos e utilizada uma tabela como base;
• Lucro Real: os valores são calculados de acordo com os ganhos efetivamente obtidos.

Normalmente, acredita-se que o Simples Nacional sempre é mais interessante. Isso não é verdade. Em alguns casos, vale a pena optar pelos outros regimes tributários. Além do mais, há atividades que exigem enquadramento obrigatório no Lucro Real.

5. Obtenha os alvarás de funcionamento e localização

Esses documentos são conseguidos na prefeitura da sua cidade. O alvará de funcionamento permite que você comece suas atividades na empresa. Já o de localização mostra se a atividade pode ser exercida no lugar que você deseja.

Muitas vezes, também é preciso do alvará do Corpo de Bombeiros. Eles verificam se a atividade está permitida no local e se todas as regras de segurança são cumpridas.

6. Faça a inscrição estadual ou municipal

Para comércio e indústria, é preciso obter a inscrição estadual. Para serviços, a municipal. De toda forma, muitos estados e cidades oferecem a possibilidade de pedir a sua pela internet. Em alguns casos, inclusive, é preciso conseguir antes do alvará de funcionamento.

7. Obtenha um certificado digital

Esse recurso é o que garante a validade jurídica das informações transmitidas para a Receita Federal e outros órgãos públicos. Por isso, é recomendado ter um certificado digital. Dessa forma, você está mais perto de saber como abrir uma empresa online.

Apesar desses passos, é possível que você tenha achado tudo muito difícil. Realmente pode ser! Cada município e estado tem suas particularidades, sem contar que também há diferenças de acordo com o tipo de empresa.

Então, o que fazer para ter mais praticidade e evitar erros? A dica é ter o respaldo de alguém que entende e conhece os melhores caminhos. Assim, você terá mais tranquilidade para realizar cada uma dessas etapas.

4 vantagens de abrir uma empresa online

1. Redução da burocracia

Ao contratar a Company Hero para abrir uma empresa online junto com um contador, todos os formulários e solicitações são preenchidos de forma rápida e vocês nem precisam ficar em filas. Assim, é possível se livrar de boa parte da burocracia e focar o começo das atividades e as estratégias para atrair clientes.

2. Agilidade

O tempo de abertura de uma empresa online é menor do que se o processo fosse feito de modo presencial. Vocês também conseguem acompanhar o pedido a qualquer momento.

3. Custo-benefício

As taxas pagas são iguais tanto na modalidade online quanto presencial. A diferença é que uma ajuda especializada permite abrir seu negócio mais rapidamente. Ou seja, ainda que pague pelo serviço, ele compensa.

4. Auxílio profissional

Com uma empresa que foque suas atividades em como abrir uma empresa online, você realiza todos os trâmites com eficiência. Deixa de se preocupar com as próximas etapas e sabe que receberá uma orientação específica para a sua empresa.

Bônus: próximos passos para ficar de olho

Está com a empresa legalizada e pronta para funcionar? Comece a pesquisar os próximos passos! Para ter sucesso, é importante cuidar de outro aspecto: o registro de marca.

Com relação ao registro de marca, nem todo mundo se preocupa com essa etapa, mas ela também é importante. Isso porque garante que você possa usar o nome escolhido e se tornar referência para ele. Ainda evita problemas com outras empresas que usam a mesma denominação.

Agora, sua empresa já está preparada para o sucesso! É só seguir as dicas de como abrir uma empresa online e começar a vender.

Quer uma ajuda especializada? A Company Hero pode te ajudar! Converse com seu contador e entre em contato conosco para agilizar a abertura do seu negócio.