Nota Fiscal Avulsa (NFA): como emitir, valores e diferenças para NF comum

Alternativa para quem não fecha uma quantidade numerosa de negócios, a nota fiscal avulsa (NFA) é um documento que serve como comprovante de uma transação comercial.

É de se esperar que o processo para emitir a NFA gere algumas dúvidas em quem não realiza muito a tal emissão. Para ajudar quem quer entender mais sobre o assunto, preparei esse guia prático e objetivo.

Aqui, você encontrará os seguintes tópicos:

• O que é uma nota fiscal avulsa?
• Para quem serve a nota fiscal avulsa?
• Nota fiscal avulsa MEI: é possível?
• Qual é a diferença entre a nota fiscal e a nota fiscal avulsa?
• Quem pode emitir nota fiscal avulsa?
• Como emitir nota fiscal avulsa?
• Qual é o valor de uma nota fiscal avulsa?
• Vale a pena emitir nota fiscal avulsa?

O que é uma nota fiscal avulsa?

A nota fiscal avulsa é um documento fiscal que serve para comprovar a venda de produtos ou serviços. A NFA possui validade fiscal igual às outras notas fiscais e é emitida individualmente por meio da Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada estado.

A principal diferença entre essa nota fiscal e as demais é o público que utiliza esse documento, já que é indicada apenas para alguns tipos de empreendedores ou empresas.

Se for emitida pela internet, é chamada de Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e).

Para quem serve a nota fiscal avulsa?

A nota fiscal avulsa pode ser uma opção para quem faz vendas esporadicamente ou para quem não tem CNPJ, por exemplo, e atua como pessoa física. É, inclusive, um meio para atrair clientes que exigem o comprovante de transação comercial.

Além desses outros casos, a NFA é indicada para quem não é contribuinte do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços) ou para quem não tem obrigatoriedade de emitir nota fiscal em todas as transações, como o MEI (Microempreendedor Individual). Veja os detalhes sobre o caso do MEI a seguir:

Nota fiscal avulsa MEI: é possível?

Existem algumas situações em que pode ser interessante para um microempreendedor individual (MEI) emitir a nota fiscal avulsa, mas não para todos. Acompanhe para entender em detalhes:

MEI que não possui Inscrição Estadual ou certificado digital

Como o MEI só é obrigado a emitir nota fiscal quando a venda ou o serviço for realizado para outra empresa (pessoa jurídica), há casos em que um MEI não possui Inscrição Estadual nem certificado digital para emitir notas.

Esses documentos são obrigatórios para emitir uma nota fiscal de produto eletrônica nos principais emissores dos MEIs, por exemplo. A nota fiscal avulsa pode ser uma alternativa menos burocrática para confirmar a transação comercial e fechar o negócio rapidamente.

MEI que vende para pessoa física que exige nota fiscal

Se uma pessoa física exigir a nota fiscal, nesse caso o documento se torna obrigatório (ou seja, só é dispensado caso o cliente não exija). Portanto, o MEI que não possui Inscrição Estadual nem certificado digital e está vendendo para um consumidor que exigiu uma NF, poderá emitir uma nota fiscal avulsa, por exemplo.

MEI que atua como serviço e quer vender produto

Outro caso em que pode ser válido a emissão de uma NFA por um MEI é quando o profissional é um MEI que está cadastrado como prestador de serviços e deseja vender um produto. Para não ter que mudar o registro e incluir a venda de itens, pode emitir uma nota fiscal avulsa.

💡Portanto, de forma geral: a emissão de nota fiscal avulsa só é útil para o MEI que irá fazer a tal emissão muito esporadicamente.

Qual é a diferença entre a nota fiscal e a nota fiscal avulsa?

Os dois tipos de nota fiscal tem a mesma validade legal, além de possuir a mesma finalidade: comprovar uma venda ou prestação de serviço.

O que difere os modelos é o público para quem se destinam e o sistema de emissão. A nota fiscal avulsa pode ser consultada da mesma maneira que as demais no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, seja pela chave de acesso ou pelo XML, por exemplo.

Quem pode emitir nota fiscal avulsa?

A emissão de nota fiscal avulsa é um processo da Sefaz (Secretaria da Fazenda) de cada estado. Portanto, apenas pessoas de estados que realizam essa emissão estão autorizados a fazê-la. É isso que valida quem pode emitir uma NFA.

Alguns estados não permitem mais a emissão de nota fiscal avulsa, como é o caso de São Paulo. Para saber se o seu estado faz o processo, digite no Google: “nota fiscal avulsa XXXX (nome do estado). Se for possível, você verá o link em uma das primeiras opções da pesquisa, em um site governamental.

De forma geral, quem pode emitir nota fiscal avulsa:

• Pequenas e microempresas que têm baixo volume de vendas ou que são dispensadas da emissão de nota fiscal de acordo com seu ramo de atividade;
• Microempreendedor Individual (MEI);
• Pessoas físicas sem empresa aberta (CNPJ) e que não sejam contribuintes do ICMS, como os profissionais autônomos;
• Pessoas jurídicas sem Inscrição Estadual, inscritas apenas no ISS.

💡 Vale ressaltar que os serviços de emissão de nota fiscal avulsa são operados por cada estado. Para ter certeza das regras do seu estado, entre no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado.

Por exemplo, no Rio Grande do Sul, em transações com valor acima de R$ 8.000,00, é exigido o uso de certificado digital. Portanto, verifique as condições do seu estado antes de optar pela emissão da NFA.

👉Leia também: Quanto custa abrir um MEI? Veja as regras deste tipo de CNPJ

Como emitir nota fiscal avulsa?

Como abordado anteriormente, cada estado é responsável pela emissão de notas fiscais avulsas da região. Logo, o processo varia de acordo com o estado. Veja a seguir passos gerais para conseguir emitir uma NFA-e:

1- Acesse o site;

Entre no site da Secretaria da Fazenda do seu estado. Digite no Google: “nota fiscal avulsa XXXX (nome do estado)” ou “Secretaria da Fazenda XXXX (nome do estado)”.

2- Faça cadastro no sistema

Se essa for a sua primeira emissão, provavelmente você deverá fazer um cadastro no sistema do estado com:

• CPF e informações pessoais, se for pessoa física;
• CNPJ e dados da empresa, se for pessoa jurídica.

3- Clique em “Emitir NFA-e”

Procure pela opção de emitir a nota fiscal avulsa dentro do sistema. Depois, você deverá informar os dados de quem está participando da operação, com identificação do remetente e destinatário.

4- Insira informações complementares da transação

A depender do estado, diferentes dados serão solicitados. Alguns deles podem ser:

• Tipo de operação (exemplo: venda de mercadoria)
• Transportador
• Indicador de intermediador/marketplace
• Informações dos produtos da venda
• Forma de pagamento

5- Emita a nota fiscal

O botão de confirmação do procedimento pode constar como “Validar a nota”, “Gerar a nota” etc.

6- Veja como incidem os impostos

Em alguns estados, é necessário fazer o pagamento dos impostos devidos para que a nota fiscal avulsa seja validada pela Sefaz do estado. Se este for o seu caso, pague os tributos e aguarde o tempo de autorização pedido pelo estado. No mesmo sistema onde a NFA-e foi emitida, irá constar o status da nota fiscal para que você fique ciente.

👉Saiba também: FGTS para PJ: como se organizar para aproveitar o benefício

Qual é o valor de uma nota fiscal avulsa?

O serviço da emissão de nota fiscal avulsa não é cobrado, se feito pela Secretaria da Fazenda do seu estado. O valor que pode incidir na transação vem de impostos – portanto, o percentual de tributo varia de região para região.

Além da localidade, os impostos mudam de acordo com o que foi comercializado na nota fiscal avulsa. Veja exemplos:

• Bahia: o contribuinte deve gerar e pagar a guia de ISS (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza) para ter a sua nota fiscal liberada. Entre o processo de pagamento e aprovação da Sefaz, podem passar até 3 dias úteis.
• Rio de Janeiro: O pagamento do imposto também é exigido para liberação da nota em casos de incidência de ICMS. A Sefaz do estado diz que tem até 24h após o pagamento para autorizar ou não a emissão da NFA-e.

Nos dois casos acima, a guia para quitar os tributos é gerada no mesmo sistema em que foi feita a emissão.

Vale a pena emitir nota fiscal avulsa?

Este tipo de documento é indicado para quem tem um volume bastante baixo de emissões, como apontado anteriormente. Isso porque é um processo que possui bastante detalhes e particularidades dependendo da região em que está sendo feita.

Alguns estados exigem, por exemplo, mais de 24h para um período de aprovação da nota fiscal. Imagine ter que aguardar todo esse tempo para cada operação feita? Essa espera pode resultar na perda de negócios.

Caso o empreendedor vá emitir notas frequentemente, o ideal é optar por um emissor de notas fiscais eletrônicas ou de serviço. Ainda que seja necessário providenciar documentos extras para a utilização do emissor (como é o caso do Sebrae, de NF-e, que é gratuito mas precisa de certificado digital e Inscrição Estadual), o registro dessas autenticações será feito uma única vez e tornará a emissão das outras notas muito mais práticas.

👉 Aproveite e leia também: 5 motivos para emitir nota fiscal para o seu e-commerce