O que é escritório virtual? Entenda como funciona, como abrir e o que ele faz pela sua empresa
Este artigo vai te ajudar a entender a fundo o que é escritório virtual. Vamos te explicar começando por algumas mudanças dos últimos anos. Há décadas o progresso da tecnologia vem mudando o formato dos escritórios e a forma como trabalhamos.
Da máquina de escrever aos laptops, passando pelos aparelhos de fax e copiadoras, os espaços de trabalho enfrentaram uma série de transformações.
Chegando a um momento onde o próprio conceito de escritório evoluiu e as relações de trabalho se tornaram mais flexíveis.
A internet teve um papel central nesse processo de transformação, conectando empresas e profissionais de formas que antes eram impossíveis (como a videoconferência, por exemplo).
Isso possibilitou, inclusive, que hoje algumas pessoas trabalhem totalmente independentes de um escritório tradicional, como é o caso do home office.
E foi essa transformação digital que permitiu que hoje você possa ter um escritório virtual - uma solução que abre portas para empresas que não dispõem de uma estrutura mais robusta.
O que é escritório virtual?
O escritório virtual é a adaptação em português de Virtual office, como é conhecido o serviço que permite a profissionais, empresas e empresários trabalhar remotamente promovendo uma variedade de serviços acessíveis pela internet.
A parte física é o escritório, e a virtual é o seu negócio. Pode ser o endereço fiscal ou comercial da sua empresa. Você não depende do espaço e pode trabalhar remotamente ou não.
Também pode usar apenas para fazer reuniões e receber clientes, por exemplo, além de muitos outros benefícios e vantagens, que vamos explicar neste post.
👉Entenda porque escritório virtual é a solução ideal para pequenas empresas
Como funciona escritório virtual?
O escritório virtual tem esse nome porque não se trata de um espaço tradicional, onde você terá que pagar aluguel, despesas de manutenção e outros custos comuns a um escritório.
Trata-se de um endereço comercial ou fiscal (continue lendo para entender a diferença!) cedido através de um contrato que agrega uma série de serviços essenciais.
É uma oportunidade de estabelecer contato com seus clientes a partir de um endereço bem posicionado e reconhecido, com vantagem competitiva.
E quais são as vantagens do escritório virtual?
Hoje é comum encontrar o serviço de escritório virtual como uma das soluções de empresas adaptadas ao futuro dos negócios.
Os escritórios virtuais conseguem oferecer uma estrutura física para o empreendedor receber seus clientes, usar salas de reunião para recebê-los ou fazer eventos, pagando apenas pelo tempo utilizado.
Algumas empresas de escritório virtual contam com equipe especializada para prestar serviços como gerenciamento de correspondências, atendimento personalizado de chamadas, além de todo o suporte que a sua empresa precisa para funcionar corretamente.
Qual é o custo de um escritório virtual?
O custo de um escritório virtual é variável. É possível encontrar opções somente com endereço comercial por pouco mais de R$ 50/mês, por exemplo.
Planos com endereço fiscal e comercial, com gestão de correspondências são encontrados por menos de R$ 100/mês.
Alguns detalhes do escritório virtual que aumentam o preço são os serviços personalizados, que sua empresa pode contratar à parte, como secretária virtual e sala de reunião.
Na hora de contratar, é importante levar em conta não só o valor, mas a qualidade e agilidade do serviço.
Qual é a diferença entre endereço fiscal e endereço comercial?
Uma das primeiras dúvidas de quem contrata escritório virtual é a diferença entre endereço comercial e endereço fiscal.
As duas modalidades têm usos diferentes, embora ambas ofereçam os mesmos serviços adicionais e acesso aos espaços físicos (quando eles existem).
Entenda abaixo quais são as diferenças:
Endereço comercial
Localização é um fator decisivo, especialmente nas grandes cidades. O endereço comercial é, como o nome diz, uma forma estratégica de se posicionar em um local atrativo para o seu cliente, como meio de agregar valor.
Determinados endereços podem ser especialmente vantajosos para empresas de tecnologia, outros para marketing, consultoria, coaching e por aí vai.
De uma coisa você pode ter certeza: um endereço famoso no seu cartão de visita vai chamar atenção.
Endereço fiscal
O endereço fiscal está ligado à formalização de abrir empresa. Todo CNPJ precisa de um endereço, e nós recomendamos fortemente que você não use o da sua casa, principalmente por motivos de segurança.
Ao contratar um endereço fiscal para abrir uma empresa, você recebe o comprovante de endereço do parceiro. Isso permite dar sequência à abertura do CNPJ ou alteração do endereço no contrato social, caso a sua empresa já esteja em atividade.
Além disso, a partir dessa contratação do endereço fiscal, automaticamente você tem direito ao usá-lo como endereço comercial e, claro, acessar todos os outros benefícios que a empresa pode oferecer.
💡 Veja também: O que você precisa para abrir uma empresa?
Quem pode ter um escritório virtual e quais são os benefícios desse serviço?
O escritório virtual é um serviço indicado para empresas prestadoras de serviços. Sobretudo aquelas que estão começando e nos casos em que o profissional trabalha remotamente (home office) ou diretamente alocado no cliente.
Também é muito útil para empresas que querem expandir seus negócios para uma cidade diferente, sem todos os gastos de abrir uma estrutura física e ter uma equipe alocada naquela região. Ou seja, se você mora no Rio de Janeiro, mas quer contratar um escritório virtual em São Paulo, por exemplo, você pode.
Como base estratégica de negócios, seu escritório virtual (seja um endereço comercial ou fiscal) poderá contar com diferentes serviços sob demanda, como citamos anteriormente
Entenda melhor cada um deles e como eles podem potencializar o sucesso em cada momento da sua empresa!
Gestão de correspondências
A partir do momento em que você associa o endereço comercial ou fiscal à sua empresa, o parceiro contratado passa a receber e gerenciar tudo o que for recebido pelo correio, de boletos a entregas.
Valorize quando a gestão das correspondências é feita diariamente e há um sistema online para o gerenciamento, com comunicação via e-mail. Dependendo da empresa, você pode ter a opção de retirar o material no endereço (pessoalmente ou via terceiros) ou, ainda, receber o documento escaneado, se for o caso.
Essa é uma forma muito prática de poupar a caixa de correio da sua casa de toda a movimentação postal da sua empresa.
Além disso, terá uma equipe especializada organizando sua correspondência diariamente. Preocupe-se só com o necessário e não deixe nenhuma mensagem importante passar batido!
Secretária virtual
Uma dificuldade que todo empreendedor de primeira viagem pode encontrar é a divisão entre a vida pessoal e negócios (a mesma questão de usar o endereço de casa na empresa). Isso também vale para o seu número de telefone.
Nós incentivamos que você se dedique ao seu projeto e tenha um contato próximo com seus parceiros e prospects, mas tudo tem um limite, não é?
A secretária virtual, ou assistente virtual (não confundir com a Alexa ein!) é uma solução muito acessível para garantir profissionalismo no seu atendimento ao público, que complementa o escritório virtual. Sem a necessidade de contratar uma linha telefônica, você pode:
1 - Criar um número personalizado com qualquer DDD brasileiro
2 - Ter suas chamadas atendidas por uma pessoa treinada com o roteiro da sua empresa
Todos os recados são anotados e enviados via e-mail ou WhatsApp e, em alguns casos, existe a opção de transferência de chamada. Tudo isso acontece pela internet, sem fios nem contratos suspeitos.
Essa opção, além de associar o profissionalismo de um escritório ao seu negócio, como citamos, vai te poupar tempo precioso e muitas notificações no celular. Saiba mais sobre o serviço de secretária virtual!
Sala de reunião
A grande vantagem do escritório virtual é poder estar onde é melhor para o seu cliente, sem limitações impostas pelo seu local de trabalho.
Escolher um bom parceiro de escritório virtual, com diferentes modelos de sala de reunião, permite que você se programe da melhor forma para receber os seus convidados em um ambiente adequado para a demanda - seja numa reunião séria ou mais descontraída.
Networking e novas oportunidades de negócio
Não se esqueça que a contratação de um escritório virtual é apenas o começo de uma jornada. Ao se tornar parte de uma comunidade de empreendedores, você abre as portas para para um espaço frequentado por centenas de outras empresas, prontas para trocar experiências e colaborar em novos projetos.
No livro "Managing Growth: A Guide for Entrepreneurs", de Gideon Nieman e Marius Pretorius, os autores são enfáticos com a frase: "É muito importante começar o negócio no tempo certo e no lugar certo". Ela mostra bem como os escritórios virtuais representam o futuro do trabalho.
Por isso, aproveite essa chance para encontrar novos clientes e parceiros para alavancar seus negócios, como consultorias e agências. A comunidade não para de crescer e as oportunidades também não!
Como contratar um escritório virtual?
Como dissemos acima, o escritório virtual é um serviço que ajuda muito empresas prestadoras de serviços. Se você vai começar um negócio agora, ou deseja transferi-lo, certifique-se de que ele se encaixa nos requisitos.
Algumas empresas de comércio, que necessitam de Inscrição Estadual, também conseguem contratar um escritório virtual, ainda que o processo seja um pouco mais demorado.
Se ele se encaixar nos requisitos, é só escolher o endereço mais estratégico para a sua empresa, fazer o pagamento e você receberá a autorização (acompanhada da documentação necessária) rapidamente.
Se você está buscando por uma solução digital, que elimine a burocracia e reduza os custos de sua empresa, conheça nosso serviço de escritório virtual e aproveite a oportunidade de crescer com sua empresa!
