O que é um escritório virtual e como ele funciona?

Você tem interesse em aproveitar as facilidades da internet para fazer sua empresa crescer? Comece entendendo o que é um escritório virtual! A solução ajudará na economia e ainda te deixará livre para trabalhar de onde estiver. Compartilhamos neste artigo tudo o que você precisa saber para decidir se vale a pena investir no modelo flexível. Spoiler: para a maioria dos negócios, essa é uma ótima decisão!

A transformação digital chegou mudando a forma como os empresários lidam com as questões burocráticas das empresas. Do controle financeiro, passando pela integração entre as equipes e até os atendimentos aos clientes, tudo pode ser feito por uma tela. Até o próprio conceito de trabalho evoluiu, trazendo dinâmicas flexíveis e espaços compartilhados, assim como funciona o escritório virtual hoje.

A verdade é que os empreendedores mais antenados descobriram que não precisam do escritório convencional para fortalecer seu negócio. Optando pela solução digital e compartilhamento, é possível reduzir cerca de 70% dos custos fixos. O dinheiro que seria utilizado para pagar contas, agora pode ser direcionado para o marketing e vendas.

Algumas pessoas podem ficar com dúvidas sobre o que é um escritório virtual em um primeiro momento. Vale destacar que, apesar do nome, o serviço mescla facilidades online com ações offline para que seu negócio funcione de acordo com a lei e a expectativa de seus clientes. Ainda parece confuso para você? Calma, continue lendo para entender melhor.

Como funciona o escritório virtual?

Um serviço prestado por empresas que oferecem o suporte administrativo para seu negócio funcionar remotamente, essa é uma boa maneira de definir o que é o escritório virtual. Você pode contratar um endereço comercial ou fiscal de acordo com seus objetivos e ainda aproveitar a assistência oferecida.

A contratação do escritório virtual te dá acesso a um endereço fiscal, que deve ser registrado na junta comercial, ou um comercial, para divulgar aos clientes. Além disso, o atendimento telefônico, recepção e serviços adicionais como espaços físicos para reuniões e estações de trabalho com acesso à Internet podem ser inclusos no pacote escolhido. De maneira geral, você terá acesso a tudo o que a empresa precisa para funcionar bem.

Para quem prefere não associar a empresa ao seu endereço residencial e quer transmitir credibilidade para o público-alvo, o escritório virtual é a melhor pedida. Os administradores ficam responsáveis pela manutenção do espaço e vão cuidar para que o endereço esteja em dia com alvarás e licenças exigidas pelo município onde estão instalados.

A partir do momento que não precisa lidar com as questões burocráticas, toda sua atenção pode ser dedicada à captação de clientes e ao crescimento do seu negócio. Temos um post completão sobre isso aqui: o que é escritório virtual?

Características do escritório virtual

Conveniência, economia e amparo. Essas três palavras representam o que é o escritório virtual para os empreendedores. Como você terá acesso a uma estrutura física completa, salas de reunião para receber clientes ou fazer eventos, pagando apenas pelo tempo utilizado, sua rotina de trabalho será muito mais proveitosa.

O escritório virtual tem uma dinâmica diferente do espaço tradicional. Se na segunda opção você terá que pagar aluguel, despesas de manutenção e outros custos comuns a um escritório, no ambiente digital você investe apenas nos serviços realmente necessários. Para alguns negócios, o gerenciamento de correspondências é o mais importante, para outras, o atendimento personalizado de chamadas é o que vale mais.

Pode ser que você se pergunte “Como eu vou atender meu cliente se toda a dinâmica de trabalho é online? Eu gosto do olho no olho!” Nesse caso, você pode incluir a locação das salas de reunião no pacote do escritório virtual. E o melhor: sem se desgastar correndo atrás da organização do ambiente, pois os administradores te entregam a sala pronta.

Por que vale a pena optar por um escritório virtual?

Em resumo: para ter acesso a uma estrutura que muitas empresas, principalmente os pequenos negócios, não têm. Ao contratar um escritório virtual, serviços de atendimento, recepção e internet ficam a seu dispor.

Nos pacotes oferecidos pela Company Hero, por exemplo, você pode encontrar:

• Serviço de recebimento de ligações telefônicas;
• Serviço de 0800 exclusivo;
• Disponibilização de endereço para registro de CNPJ, se o local estiver de acordo com as exigências legais para o tipo de empreendimento.
• Salas disponíveis para locação.
• Anotação e comunicação de recados;
• Recebimento de correspondências;
• Agenda compartilhada;

As facilidades para o dia a dia são muitas, mas os benefícios do escritório virtual vão além: ao optar por este modelo de negócio, você reduz os conflitos em casa. Quem já trabalhou na cozinha da própria residência sabe como isso pode ser desconfortável. Seja pela desorganização ou pela dificuldade de concentração, os desafios do home office são muitos. Tendo um local para trabalhar fora de vez em quando, a rotina será mais leve.

Empresas de diferentes portes e segmentos podem aproveitar as vantagens do escritório virtual, mas aquelas que estão no começo da sua jornada são as mais beneficiadas. Os profissionais liberais que não possuem um endereço físico para iniciar as atividades e não precisam estar presencialmente para execução do trabalho também só têm a ganhar.

5 dúvidas respondidas para você entender o que é um escritório virtual

1. Para quem é interessante?

O escritório virtual é um serviço indicado para empresas prestadoras de serviços. Também é útil para times que trabalham em home office, profissionais que atuam diretamente alocado no cliente e empresas prestadoras de serviço que não necessitam de um espaço físico, mas gostariam de poder receber alguns clientes de vez em quando.

1. Existem desvantagens?

O escritório virtual é uma solução personalizável e flexível, por isso, não costuma ter pontos negativos. A única questão é o silêncio. Profissionais que gostam de interagir com outros ao longo do dia podem sentir o ambiente quieto demais quando precisarem do espaço físico oferecido.

1. Quais são os serviços oferecidos por um escritório virtual?

Mesmo que você tenha contratado um endereço comercial ou fiscal, terá acesso a diferentes serviços sob demanda. Entre os mais populares estão: gestão de correspondências, secretária virtual, número de telefone personalizado com DDD brasileiro, atendimento telefônico personalizado e sala de reunião. Você é quem decide.

1. Serve para micro e pequenos negócios?

Sim! Inclusive, esses são os tipos de empreendimentos mais beneficiados com o escritório virtual. Também serve para o profissional que trabalha em casa ou para empresas que querem expandir seus negócios para uma cidade diferente, sem todos os gastos de abrir uma estrutura física e contratar uma equipe alocada naquela região. Se mora no Rio de Janeiro, mas quer contratar um escritório virtual em São Paulo, por exemplo, você pode.

1. O escritório virtual precisa ser compartilhado ou posso ter um exclusivo?

Você escolhe! Ao contratar o escritório virtual, você pode organizar sua agenda e acessar os serviços conforme sente necessidades. Se você quiser, pode aproveitar o espaço para trocar experiências e iniciar parcerias com outros empreendedores, que, assim como você, escolheram as facilidades da tecnologia.

Como contratar um escritório virtual?

A contratação pode ser feita no momento da abertura da empresa ou alteração do endereço da empresa. O processo varia conforme o contexto. No caso de abertura de empresa, serão necessários os documentos do escritório virtual, como IPTU, contrato de locação, entre outros que variam de acordo com a região do escritório virtual e as exigências da Junta Comercial, Receita Federal e Prefeitura do local.

Empresas que já existem, mas querem alterar o endereço, seguem quase os mesmos procedimentos, com a diferença de que será uma alteração para o endereço virtual e não uma abertura direta.

Qual é o custo de um escritório virtual?

O preço varia de acordo com os serviços escolhidos. Somente o endereço comercial pode ser contratado por cerca de R$50/mês. Já os planos com endereço fiscal, gestão de correspondência e outros serviços de suporte são oferecidos por menos de R$100,00/mês.

Existem detalhes que tornam a experiência mais completa, como os serviços personalizados contratados à parte. Se você deseja ter uma secretária virtual e aproveitar as salas de reuniões, precisará arcar com um custo mais elevado. Vale lembrar que até os pacotes mais completos são mais acessíveis quando comparados com os custos de um espaço tradicional.

Busque sempre a qualidade e profissionalismo por parte da empresa prestadora de serviço. Afinal de contas, você confiará processos importantes da sua empresa nas mãos deles.

Nos últimos anos, muitas empresas estão optando pelo escritório virtual por conta dos baixos custos envolvidos. As etapas são sempre as mesmas: o empreendedor descobre como funciona o escritório virtual, entende as vantagens e opta pela contratação do serviço. Se você deseja aproveitar as facilidades e impulsionar o crescimento da sua empresa, conte com a Company Hero!