Onde o MEI deve emitir sua nota fiscal? Veja regras e opções
Emitir nota fiscal é uma tarefa essencial para os Microempreendedores Individuais (MEI). Ainda que o MEI tenha algumas isenções fiscais e simplificações em seu regime tributário, a emissão de notas fiscais pode ser um requisito obrigatório, especialmente quando o cliente é pessoa jurídica (CNPJ). Entender onde emitir nota fiscal MEI de forma correta te ajudará a evitar complicações legais e garantir que você cumpra todas as suas obrigações.
No entanto, os procedimentos e plataformas para emitir a nota fiscal podem variar, dependendo se você oferece serviços ou produtos. Neste artigo, vamos explicar os processos para emissão de nota fiscal em ambos os tipos de transação, além de mostrar as melhores opções para o MEI.
Por que o MEI deve emitir nota fiscal?
A nota fiscal é um documento que comprova uma transação comercial ou prestação de serviço. Ela serve para registrar a operação legalmente e garantir que os tributos correspondentes sejam devidamente recolhidos.
Emitir nota fiscal é uma forma de garantir a transparência do negócio e, ao mesmo tempo, aumentar a confiança dos clientes, além de permitir acesso a linhas de crédito e benefícios fiscais.
👉 Leia mais: 5 motivos para emitir nota fiscal para o seu e-commerce
Qual a diferença entre NF-e e NFS-e?
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): emitida para documentar a venda de produtos, sendo utilizada principalmente no comércio de mercadorias.
- NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica): é utilizada para registrar a prestação de serviços.
Onde o MEI deve emitir sua nota fiscal?
O microempreendedor individual (MEI) tem algumas alternativas para emitir suas notas fiscais, que variam de acordo com:
- Tipo de transação comercial: Produto ou serviço.
- Localização: Estado ou cidade.
- Preferências: Há MEIs que optam por usufruir de plataformas (gratuitas ou não) para gerir as suas emissões de notas fiscais, uma vez que existem sistemas que vantajosos e práticos a quem possui CNPJ. Essas plataformas costumam unificar outras obrigações do universo do MEI (e demais portes de empresa), como o pagamento de impostos e gerenciamento de caixa, por exemplo. Assim, para integrar outras atividades em um só lugar, alguns MEIs contam com sistemas que não os do governo para suas emissões.
Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)
Os microempreendedores individuais (MEI) de todo o país seguem um padrão nacional para emitir suas Notas Fiscais de Serviços (NFS-e) desde setembro de 2023. Antes desta exigência, cada cidade podia ter as próprias regras de emissão para os MEIs.
O padrão nacional refere-se às regras e ao modelo da emissão, não especificamente a um emissor específico. Vale lembrar que a aderência dos municípios ao padrão nacional foi gradual, e alguns deles ainda não utilizam o formato (a lista completa das cidades que acataram está aqui).
Veja a seguir algumas opções de onde emitir nota fiscal MEI (serviços):
Emissor do governo
Para serviços, o MEI pode emitir a nota no Portal Nacional, que permite emissão gratuita e está disponível em versão web e aplicativo móvel.
Aplicativos e plataformas privadas
2- App PJ Hero
Aplicativo gratuito com emissão de nota fiscal para MEI, de forma rápida e automatizada. Permite salvar modelos para reemissão em segundos, além do envio direto por e-mail e WhatsApp.
Em breve, o aplicativo contará com mais funcionalidades para unificar as obrigações dos profissionais PJs, como abertura de empresa com suporte de especialistas, pagamento de impostos no app, inteligência artificial para orientações personalizadas, seguros para PJs e indicação de conta PJ, por exemplo.
3- MaisMei
Direcionada para MEIs, a plataforma oferece emissão de NFS-e, assim como gestão de notas e serviços recorrentes integrados, sendo popular para pequenos empreendedores.
4- IOB
Emissor pago de notas fiscais por meio de software de gestão empresarial e contábil, com suporte de especialistas e integração com demais plataformas.
Nota Fiscal de Produto
Existem algumas diferenças na emissão de notas fiscais de serviços e produtos, como já adiantado. Uma das mais relevantes é que, dependendo do estado, a emissão de nota fiscal de produto requer Inscrição Estadual ou Certificado Digital, por exemplo.
Outras distinções englobam os dados necessários para efetivar a transação, como o endereço de entrega do item vendido, cadastro dos produtos da empresa etc – são informações que não fazem parte da realidade da prestação de serviços, por isso essas emissões são processos separados.
Confira a seguir onde emitir notas fiscais eletrônicas MEI de produtos!
Emissor do governo
O governo não possui uma plataforma unificada de emissão de notas fiscais de produtos para todo o país. Isso porque cada estado tem regras específicas de acordo com seu sistema de tributação e fiscalização.
O MEI que vende produtos pode, portanto, emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou uma Nota Fiscal Avulsa (NF-A), a depender das exigências do seu estado ou preferências individuais.
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Para os dois tipos de notas, o processo é o seguinte:
1- Secretaria da Fazenda (SEFAZ)
Veja se o seu estado exige a NF-e ou NF-A para venda de produtos e siga o passo a passo da Secretaria deste estado. Vale lembrar que há estados em que é obrigatório um credenciamento específico na SEFAZ antes de emitir notas como MEI. Por isso, você deve verificar qual é a obrigatoriedade no seu estado.
Acesse o site da SEFAZ do seu estado e pesquise por termos como: “MEI”, “emissão MEI”, “NF-e MEI”, “nota fiscal”, “credenciamento para emissão de NF-e” e “nota fiscal avulsa", por exemplo. Assim, é possível conferir de forma detalhada como emitir no seu caso.
Os sites de todas as Secretarias da Fazenda (SEFAZ) dos estados podem ser acessados neste portal, no canto direito.
Aplicativos e plataformas privadas
2- Sebrae
É um emissor gratuito de notas fiscais eletrônicas para MEIs que trabalham com produtos. Oferece gestão de acessos por diferentes usuários, controle de estoque, classificação de produtos por cor e tamanho, além de outras facilidades. Para utilizar o emissor do Sebrae, é preciso ter Certificado Digital.
3- Bling
Plataforma de gestão financeira paga que também permite a emissão de NF-e de forma simples e integrada com a SEFAZ. Além de emitir notas, o Bling oferece ferramentas para gestão de estoque, integração com marketplaces e relatórios financeiros.
Para usar o emissor do Bling, o MEI precisa ter Certificado Digital e Inscrição Estadual (IE).
👉 Leia mais: Como emitir nota fiscal sem Inscrição Estadual?
Quando o MEI é obrigado a emitir nota fiscal?
O MEI é obrigado a emitir nota fiscal nas seguintes situações:
- Venda para outra pessoa jurídica: Sempre que o cliente for outra empresa (CNPJ), a emissão da nota fiscal é obrigatória.
- Prestação de serviços para outra pessoa jurídica: A mesma regra se aplica para a prestação de serviços.
- Venda de produtos ou serviços para órgãos públicos: A emissão da nota fiscal é obrigatória em todas as operações com o governo.
Para vendas para o consumidor final (pessoa física), a emissão da nota fiscal não é obrigatória, a menos que o cliente solicite o documento. Se for solicitado, é obrigado a emitir.
