Reduzir custos na empresa: 6 passos para economizar

Se você não sabe como reduzir custos na empresa, este artigo vai te ajudar. Apesar de parecer difícil, existem diversas estratégias de redução de despesas que podem ser aplicadas no dia a dia do seu negócio de forma prática.

Quando se fala em diminuir os custos do seu negócio, é preciso ter em mente que qualquer mudança faz a diferença. Mesmo que ela seja pequena, pode trazer um impacto positivo nas finanças.

Veja as 6 dicas para diminuir os custos do seu CNPJ e como começar a aplicá-las.

1- Identifique os custos, as despesas e os investimentos

Tudo que sai de uma empresa é um gasto. Mas custo, investimento e despesa são bastante diferentes, apesar de serem termos usados como sinônimos comumente. O que muda, na prática, é a forma como você pode economizar no seu negócio.

Para começar, é preciso entender que esses conceitos estão relacionados aos relatórios contábeis. Custo, despesa e investimento são gastos, mas de categorias diferentes.

O que é investimento?

Investimento é um gasto programado com a finalidade de crescimento do seu negócio, quando há montante suficiente para isso. Ele é pensado de forma estratégica e, por isso, não sofre reduções quando o assunto é diminuir os custos da empresa.

Por outro lado, é possível reduzir os custos para aumentar a margem de investimento e fazer a expansão do seu empreendimento.

O que é custo de uma empresa?

O custo é um gasto relacionado à atividade-fim da sua empresa. Vamos simplificar: é qualquer valor desembolsado para que você consiga fabricar, entregar, oferecer um produto ou prestar um serviço.

Para entender melhor, veja a seguinte analogia: se você fosse uma empresa, o custo seria o sistema vascular, que bombeia o sangue para todas as partes do organismo. Afinal, sem esse combustível, o corpo para de funcionar.

Portanto, o custo é fundamental para manter as atividades principais em funcionamento. Desse modo, alguns exemplos de custos de um negócio são:

• Energia elétrica;
• Matéria-prima;
• Folha de pagamento dos colaboradores da produção;
• Equipamentos comprados para serem usados na produção.

Por exemplo, alguns custos de um profissional com salão de beleza são:

• Xampus;
• Condicionadores;
• Máscara de hidratação;
• Secador de cabelo;
• Chapinhas;
• Tintas para pintar o cabelo;
• Tesouras;
• Navalhas;
• Esmaltes para pintar as unhas;
• Salários das manicures e cabeleireiras;
• Água e luz para manter o funcionamento dos equipamentos.

O que é despesa de uma empresa?

Já a despesa é um gasto sem relação com o produto final. Ainda assim, ela é importante para alcançar o resultado, ou seja, o faturamento do negócio. Portanto, é um valor secundário, mas que também tem bastante importância.

Voltando à analogia com o corpo humano, podemos dizer que a despesa é um órgão como o fígado. Ele não tem relação direta com o sistema vascular. No entanto, o organismo depende dele para funcionar.

É a mesma ideia para uma empresa. Ainda que ela deva se dedicar à atividade-fim, sem as despesas com outras variáveis, o negócio não vai para a frente. Para ficar mais claro, veja alguns exemplos de despesas:

• Aluguel do escritório;
• Pró labore, ou seja, a remuneração dos sócios;
• Comissão dos vendedores;
• Materiais de escritório;
• Folha de pagamento dos colaboradores da parte administrativa;
• Impostos.

Para reduzir os gastos na empresa, você deve entender quais custos e despesas podem ser otimizados ou até dispensados.

2- Reavalie a necessidade do espaço físico

Apesar de terem local físico, atualmente, muitos negócios podem funcionar de forma digital ou até remota, especialmente para prestadores de serviços. Por isso, é importante entender se um escritório ou sala comercial são indispensáveis ou não para o negócio quando você quer reduzir custos.

Isso porque você pode ter um bom endereço para divulgar sua marca e manter o CNPJ regular sem precisar gastar com espaço físico – isso reduz despesas como aluguel, internet, água, luz e outras.

Para isso, você pode investir em um escritório virtual. Trata-se de um serviço que te disponibiliza um endereço fiscal e comercial em regiões privilegiadas para você manter seu negócio. Você contrata a localização de um espaço que existe, mas não gasta com o espaço em si.

👉 Saiba mais: O que é escritório virtual? Guia completo e descomplicado.

A redução de custos é alta com essa alteração estratégica no seu negócio. Aqui na Hero, por exemplo, os escritórios virtuais custam a partir de R$ 83 ao mês e temos endereços em locais como Avenida Paulista e Ipanema. Ou seja, é um excelente custo-benefício e reduz muito as despesas comparado com um espaço físico.

Como o escritório virtual ajuda a reduzir seus custos fixos?

Entre os exemplos de gastos diminuídos com o escritório virtual estão:

• Aluguel;
• Manutenção;
• Equipamentos;
• Equipe de limpeza;
• Materiais de escritório;
• Café, água e outros suprimentos.

Além da economia com os custos de um espaço físico, o escritório virtual conta com outros serviços que facilitam o dia a dia do seu negócio e te ajudam a economizar mais tempo e dinheiro. São funcionalidades como:

• Gestão de correspondências;
• Aluguel de salas de reunião por hora ou dia.

Com as vantagens do escritório virtual, você não precisa gastar com aluguel para exercer suas atividades. Ou pode ter uma sede em um lugar mais barato, mas um endereço para divulgação em área estratégica.

Assim, você ainda conquista vantagem competitiva, credibilidade e melhoria da reputação do seu negócio, ao mesmo tempo que tem seus gastos reduzidos.

3- Invista em tecnologia

Uma das formas mais eficientes de reduzir custos na empresa é com a tecnologia. Usando os sistemas adequados, sua equipe tem todas as ferramentas em mãos por um valor mais baixo. Alguns deles são:

• Software de gestão de relacionamento com clientes (CRM): gerencia todos os dados dos compradores para melhorar o relacionamento e aumentar a chance de fidelização;
• Software de gestão empresarial (ERP): integra os dados dos diferentes setores, como compras, estoque, financeiro e mais;
• VoIP: permite fazer ligações pela internet para reduzir os gastos com telefonia;
• Software de armazenamento em nuvem: guarda todos os documentos em um repositório online centralizado, que pode ser acessado a qualquer momento.

A escolha dos sistemas depende do que sua empresa precisa. De toda forma, você reduz custos como:

• Telefonia: é possível manter contato com clientes e fornecedores apenas com a internet;
• Estoque: você tem mais precisão no controle de mercadorias, o que evita o excesso de produtos (dinheiro parado) e a falta deles (perda de oportunidades);
• Processos lentos. ganha mais eficiência no atendimento aos clientes, com o tempo, isso gera mais vendas;
• Materiais de escritório: todos os dados ficam centralizados em um só local.

4- Digitalização de processos

A digitalização de processos consiste em informatizar os fluxos de trabalho. A medida é válida para qualquer departamento e tem tudo a ver com a implantação da tecnologia.

Além de tornar o trabalho mais fluido, a digitalização de processos também permite reduzir custos na empresa. A economia pode chegar a 20%. Como? Entre os fatores que levam a esse resultado estão as reduções com:

• Materiais, impressões e cópias;
• Pessoal;
• Armazenamento;
• Segurança;
• Gestão dos dados.

Em outras palavras, a digitalização de processos traz eficiência e bons resultados financeiros. Isso ajuda na competitividade e na satisfação dos clientes.

5- Renegocie dívidas da sua empresa

Boa parte das empresas brasileiras está endividada. A Serasa Experian avalia o nível de inadimplência e identificou que 5,42 milhões de micro e pequenos negócios tinham alguma conta não paga em junho de 2021.

Quando avaliadas as empresas de todos os portes, o número chega a 5,89 milhões. O que esses dados indicam? Primeiro, sinalizam a necessidade de uma boa gestão financeira. Em segundo lugar, mostram que há muitos gastos desnecessários com o pagamento de juros.

Explicando: toda empresa que atrasa o pagamento de alguma conta paga o valor da fatura mais juros, multas e mora. O total depende da alíquota de encargos aplicada. De toda forma, essa atitude é a mesma coisa que jogar dinheiro no lixo ou rasgar algumas notas.

Por isso, uma das formas de reduzir custos na empresa é justamente renegociar as dívidas. Veja todos os débitos em aberto e confira o Custo Efetivo Total (CET) pago em cada uma delas. Essa sigla soma a taxa de juros com os possíveis encargos cobrados.

Em seguida, veja se é possível pagar à vista com algum desconto. Se o valor não se encaixar no orçamento da sua empresa, tente renegociar as condições.

Outra alternativa é contratar um empréstimo com taxas mais baixas. Ou seja, você soma tudo que tem para pagar, paga à vista e fica com apenas uma dívida com menos juros, a do empréstimo. No entanto, isso só vale se você pagar menos no final. Por isso, vale a pena avaliar e fazer as contas.

6- Pague as contas em dia

Pagar multas, juros e mora nunca é um bom negócio, como já expliquei. As alíquotas mudam, mas o resultado é sempre o mesmo: é como se você rasgasse dinheiro.

Essa situação é ainda pior para microempresas e Microempreendedores Individuais (MEIs). Nesse caso, os juros bancários são 6 vezes maiores do que para grandes empresas. A taxa média cobrada é de:

• 38,5% para MEIs;
• 38,9% para microempresas;
• 6,5% para grandes empresas.

Agora é possível imaginar quanto esse percentual pode representar para o faturamento de um negócio. Imagine que, em 1 ano, ficaram R$1.000 de contas em aberto. Com a alíquota de 38,9%, seriam R$389 de juros.

Portanto, sempre pague as contas em dia. Utilize um sistema de gestão financeira para integrar os dados e receber alertas sobre datas de vencimento. Assim, você evita atrasos.

DICA BÔNUS: aprenda a reduzir custos com impostos

Para fechar, trouxe uma dica importante que pode te surpreender: é possível reduzir custos com impostos sendo PJ e se manter regular. Com as informações e práticas certas, você evita gastos com encargos e tributos desnecessários e se mantém em dia com a Receita.

Aprenda tudo no nosso conteúdo completo: Como pagar menos impostos sendo PJ: 6 dicas legais.