As melhores dicas para você escolher sua sala de reunião

Ter acesso a uma sala de reunião adequada é fundamental para qualquer empresa ou equipe. Vendo pelo lado interno do negócio, a sala de reunião é o local para alinhavar objetivos, construir ideias, desenvolver metas e desenhar os caminhos a serem percorridos.

Da perspectiva externa, um local adequado para reuniões pode te oferecer uma imagem diferenciada quando falamos de profissionalismo. Trata-se do local ideal para receber pessoas, fechar negócios e contratar novos funcionários.

Na busca pelo local ideal para aluguel de sala de reunião, nem sempre sabemos por onde começar. Foi por isso que preparamos este artigo, para te ajudar com dicas sobre como escolher o melhor local para suas reuniões. Continue lendo!

O que define uma boa sala de reunião? 

O que define se uma sala de reunião é boa ou não são características que podem variar bastante. Pergunte-se primeiro o seguinte: 

• Ela é funcional? 
• Tem o espaço suficiente para o que eu preciso?
• Possui a infraestrutura e os equipamentos necessários para minha reunião ou evento? Aqui você deve considerar desde iluminação adequada a projetor ou televisão e conexão com internet.

Por exemplo, uma pesquisa da Kellogg School of Business mostrou o quanto a iluminação de um ambiente pode influenciar num processo de tomada de decisões. Nesse caso, um ambiente escuro pode fazer com que pessoas tomem decisões em ritmo mais lento e se sintam mais desconectadas com o ambiente.

Isso chama a atenção para os detalhes de uma sala de reunião que podem ter influência em uma negociação ou brainstorming que você queira realizar.

Qual o objetivo da reunião?

Imagine que você precisará de uma sala para realizar um treinamento, workshop ou curso sobre negócios e receberá cerca de 10 pessoas. O ideal é que a sala tenha uma mesa maior, e que ela esteja disposta de forma a facilitar a integração e visualização dos participantes. 

Nesse caso, você pode inclusive considerar a possibilidade de buscar um auditório. 

Foto: Company Hero

O caso pode ser o inverso também. Se você for fazer uma reunião one-to-one, por exemplo, pode ser mais adequado buscar uma sala de reunião pequena, disposta de forma a facilitar uma troca de ideias rápida e objetiva.

Vai aqui outro exemplo de que são muitos os fatores que influenciam uma reunião. Michael Handford destacou no livro “The Language of Business Meetings” o seguinte:

“[As reuniões] variam consideravelmente dependendo de fatores como: tamanho da empresa, propósito da reunião e o relacionamento das pessoas envolvidas.”

Para todos os casos possíveis, o entorno de onde você pretende realizar sua reunião também é fundamental. Ou seja, o endereço do local onde ficam as salas de reunião que você escolhe faz toda a diferença. 

Estar perto de um centro comercial de excelência, ou de um local prestigiado e próximo da maioria dos clientes, pode ser um diferencial.

O que não pode faltar em uma sala de reunião?

Para que o objetivo de sua reunião seja alcançado, é importante que a sala de reunião seja moderna e aconchegante. Além disso, conta com um bom espaço de circulação e iluminação adequada.

Além da localização, salas modernas contam com fechadura eletrônica, evitando o contato humano e tornando sua experiência ainda mais pessoal e personalizada. Afinal de contas, quando você aluga uma sala de reunião por hora, quer chamar aquele espaço de seu, não é mesmo?

Resumindo o que não pode faltar em uma sala para reunião:

• Espaço adequado para circulação
• Iluminação boa
• Experiência personalizada
• Acesso fácil para você e seus convidados
• Equipamentos modernos em pleno funcionamento

Equipamentos para sala de reunião

Por falar em equipamentos, o que você não pode deixar de cuidar ao escolher uma sala de reunião para alugar? Bom, vejamos!

Considerando que o espaço pode servir para entrevistas, gravações de vídeo, encontros com clientes, videoconferência, treinamentos de equipe e muito mais, alguns equipamentos não podem faltar.

• Lousa branca para fazer anotações
• TV grande para apresentação
• Wi-Fi de alta velocidade
• Cabo HDMI
• Ar-Condicionado

Isso sem falar no cafezinho e na água, claro! Reunião boa é reunião com um bom café preto (pelo menos para mim! ☕)

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Viu como é importante ser detalhista com seu espaço para reuniões?

No decorrer do artigo, destacamos a importância do endereço da sala de reunião para o seu negócio e empresa. Também mostramos porque a credibilidade transmitida pelo lugar é um fator importante na hora de você buscar a locação da sua sala.

Levar em consideração a localização, infraestrutura e a credibilidade passada por um espaço são pontos importantes ao escolher uma sala de reunião por alguns motivos:

• A sala deve transmitir confiança, autoridade e profissionalismo a seus clientes
• Deve ser ideal para o objetivo da sua reunião ou evento, sejam reuniões rápidas e objetivas ou cursos e treinamentos de maior duração
• Conforto faz a diferença para as pessoas que você for receber
• Equipamentos à sua disposição tornam a reunião mais produtiva.

Por que alugar uma sala de reunião para trabalhar?

Alugar uma sala de reunião para trabalhar por hora ou diária é interessante para empreendedores que não possuem um endereço comercial em sua empresa ou espaço suficiente para receber algum cliente ou parceiro.

Dessa forma, você consegue economizar e ainda oferecer uma excelente experiência aos seus convidados, levando-os a um lugar com localização privilegiada, moderno e adaptado para que o seu encontro seja positivo e tenha o desfecho esperado.

Como alugar uma sala de reunião por hora?

Encontrar um serviço de locação de sala de reunião é algo que pode ser feito com facilidade. Há lugares em que você não precisa estabelecer nenhum vínculo ou contrato, e que te permitem um aluguel avulso de salas por hora ou diária com toda a estrutura que você precisa. 

Geralmente em escritórios virtuais há boas opções de espaços com serviços ágeis que te ajudam no processo de encontrar a sala ideal, principalmente quando são empresas que ofereçam o serviço de forma digital e com valores adequados para a sua necessidade. 

Mas antes de fechar qualquer investimento desse tipo, aqui vai uma última dica: faça pesquisa observando as avaliações sobre o atendimento ao cliente do local! Saber que será bem atendido te deixa com algo a menos para se preocupar.

Conte com as salas de reunião e espaços para colaborar da Company Hero para receber clientes, parceiros ou promover encontros em sua empresa.

Temos o espaço ideal para o que você deseja. 😉