A importância de emitir notas fiscais para comprovar operações e garantir a legalidade do negócio é sabida por boa parte dos Microempreendedores Individuais (MEIs). Mas, você sabe onde encontrar o número da sua nota fiscal eletrônica de serviços (NFS-e)? Essa informação pode ser fundamental para diversas situações, como a emissão de segunda via, declaração do Imposto de Renda, consulta de pagamentos e a organização da sua contabilidade.
Acompanhe a leitura para saber onde encontrar o número da sua nota fiscal e entender como essa informação é importante para a gestão do seu negócio.
O que é a NFS-e?
A NFS-e é um documento fiscal digital utilizado para registrar uma prestação de serviços. A nota é emitida eletronicamente e facilita o controle fiscal, sendo obrigatória para diversos tipos de serviços prestados por empresas, incluindo os MEIs. Cada nota emitida recebe um número único que a identifica.
Vale dizer que quando o Portal Nacional de Emissão foi adotado como obrigatório para os MEIs, em setembro de 2023, os números das NFS-e passaram a ser contabilizados novamente. Portanto, ainda que um MEI estivesse em sua 47ª nota fiscal emitida, ao emitir sua primeira nota fiscal no Emissor Nacional, a contagem foi reiniciada e a NFS-e ganhou o número 1.
Diferença entre o número da nota fiscal e chave de acesso na NFS-e
Muitas vezes, os termos “número da nota fiscal” e “chave de acesso” são utilizados como sinônimos e confundidos por profissionais PJ. Mas é importante saber que eles possuem significados e funções diferentes.
Número da nota fiscal
É um número sequencial atribuído à nota fiscal, geralmente um número inteiro, que varia conforme a ordem de emissão das notas. Ele serve para identificar a nota fiscal dentro do sistema do emitente e é único para cada nota emitida.
Chave de acesso da nota fiscal
É um código numérico único e mais extenso, composto por 44 dígitos. A chave de acesso contém dados importantes sobre a nota fiscal, como o CNPJ do emitente e o número da nota fiscal, por exemplo. Esse código é utilizado para autenticar e consultar a validade da nota fiscal em todo o país. A verificação pode ser feita no portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Diferente do número da nota fiscal, que identifica a sequência de emissão, a chave de acesso é usada para checar a autenticidade e rastreabilidade do documento fiscal, permitindo que tanto o emitente quanto o destinatário confirmem as informações diretamente no sistema da SEFAZ.
💡Leia também: DET (Domicílio Eletrônico Trabalhista): MEI é obrigado a se cadastrar?
Onde fica o número da nota fiscal na NFS-e?
O número da nota fiscal na NFS-e pode ser encontrado em alguns locais, dependendo do layout em que está visualizado. Veja três lugares em que é possível encontrar o número por meio do Portal Nacional de Emissão, o emissor gratuito do governo.
Arquivo DANFS-e
Ao consultar o DANFS-e (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), o número está na primeira seção da nota fiscal. Veja no exemplo:
Arquivo XML da NFS-e
O arquivo XML contém todas as informações da nota fiscal, incluindo o número. Para acessar o arquivo XML, você deverá utilizar a plataforma em que emite a nota fiscal (seja a do governo ou outra). Ao acessar o arquivo, o número pode ser identificado entre os códigos “<nNFSe> X </nNFSe>”. Veja no exemplo, destacado em vermelho:
Chave de acesso
Apesar de serem números diferentes e com funções distintas, é possível identificar o número da NFS-e na própria chave de acesso. Como dito anteriormente, a chave de acesso contém outros números importantes sobre a nota fiscal, incluindo o próprio número de identificação desse documento. Confira no exemplo:
O restante dos números da chave de acesso do exemplo foram apagados do print para segurança. Contudo, o número da nota fiscal fica localizado após a sequência de zeros, do meio para o final da sequência.
Passo a passo para encontrar o número da nota fiscal no Emissor Nacional
Para encontrar o número da sua nota fiscal no Emissor Nacional, siga os seguintes passos:
- Acesse o portal do Emissor Nacional.
- Faça login utilizando seus dados de acesso para entrar no sistema.
- Selecione a opção “NFS-e Emitidas”, no ícone de um documento, localizado no canto superior direito.
- Escolha por qual meio gostaria de verificar o número: pelo DANFS-e, XML ou Chave de Acesso (pela Chave, você deve clicar em “Visualizar”, para que a sequência apareça). Veja no print abaixo.
Após escolher sua opção, o número da nota fiscal irá aparecer. Se quiser ver em detalhes como o número aparece em cada uma das três opções, volte no tópico acima do texto.
💡 Leia também: MEI pode receber Seguro Desemprego? Entenda
Como localizar o número da NFS-e fora do Portal Nacional
Caso você utilize outro software de emissão de notas fiscais, siga essas instruções para encontrar o número do documento.
1- Acesse a NFS-e
Abra o documento eletrônico da NFS-e que você deseja verificar. Pode ser um arquivo PDF ou um documento digital, por exemplo.
2- Verifique o cabeçalho
No topo do documento, procure pelo número da nota fiscal. Ele geralmente está próximo ao título ou logo abaixo das informações básicas da nota.
3- Identifique os campos específicos
Nos campos de identificação, procure por termos como “Número da NFS-e”, “Número da Nota Fiscal” ou “Número da NF”.
4- Confira os detalhes da transação
Verifique as áreas onde estão descritos os serviços prestados e os valores. O número da nota fiscal pode estar listado junto com essas informações.
Por que é importante saber o número da nota fiscal?
O número da nota fiscal é como um RG do seu documento fiscal. O número serve para identificar de forma única cada operação realizada e é utilizado em diversas situações, como:
- Emissão de segunda via: Caso você precise de uma segunda via da nota fiscal, o número é essencial para solicitar a reemissão.
- Consulta de pagamentos: Ao emitir uma nota fiscal, você pode acompanhar o seu pagamento através do número.
- Controle fiscal: O número da nota fiscal é fundamental para a organização da sua contabilidade e para a declaração do Imposto de Renda.
- Resolução de problemas: Em caso de qualquer problema relacionado à nota fiscal, o número é a principal informação para solicitar auxílio.
- Referência para clientes: Para os clientes o número da nota fiscal serve como referência para comprovar a contratação de serviços. É importante manter um registro organizado desses números para facilitar consultas futuras.
Dicas para facilitar a localização do número da nota fiscal
- Organize suas notas fiscais: Mantenha um arquivo digital ou físico bem organizado de todas as suas NFS-e. Assim, quando você precisar procurar pelo número, saberá exatamente onde encontrá-lo.
- Use sistemas de gestão: Utilize softwares de gestão que integrem a emissão e o armazenamento das NFS-e, facilitando a consulta de números e outros dados.
- Consulte o suporte da prefeitura ou do governo: Caso tenha dificuldade em localizar o número da NFS-e, entre em contato com o suporte técnico das autoridades para obter orientação.
👉 Veja também: Fiquei doente e agora? Como proteger a sua renda sendo PJ
