A organização financeira e contábil é essencial para qualquer profissional PJ. Parte desse processo envolve o acesso ao arquivo XML das notas fiscais, que é fundamental para auditorias, consultas e outras obrigações fiscais.
Aprenda neste artigo como baixar XML de nota fiscal a partir de um passo a passo simples e garanta que seu CNPJ esteja sempre em ordem com as autoridades e os clientes.
O que é um arquivo XML?
O arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital que contém todas as informações fiscais da transação. Ele é gerado automaticamente pelos sistemas emissores de notas fiscais e é obrigatório para comprovar a validade da nota fiscal perante a Receita Federal.
Em resumo, o XML é o único arquivo que serve oficialmente como nota fiscal (o DANFE, por exemplo, é um documento auxiliar, veja com detalhes a seguir) para as autoridades.
Por que o arquivo XML é importante?
O arquivo XML da nota fiscal eletrônica é um documento fundamental para uma gama de finalidades, como:
- Escrituração contábil: O XML é utilizado para registrar as operações em sistemas de contabilidade, facilitando a geração de relatórios e a apuração de impostos.
- Emissão de notas fiscais complementares: Em caso de necessidade de corrigir algum dado da nota fiscal, o XML serve como base para a emissão da nota fiscal complementar.
- Consulta de informações: O XML contém todas as informações da nota fiscal, como produtos ou serviços adquiridos, valores, impostos e dados das empresas envolvidas na transação.
- Segurança jurídica: Em casos de disputas ou conferências fiscais, o XML serve como prova documental.
- Armazenamento de documentos: O XML é um documento digital que pode ser armazenado eletronicamente, facilitando a organização e a consulta das notas fiscais.
Qual é a diferença entre arquivo XML e DANFE?
Ambas são representações distintas de uma mesma nota fiscal eletrônica. A principal diferença entre esses arquivos é a validade fiscal: o XML é verdadeiramente a nota fiscal e o DANFE é apenas um documento representando essa nota.
💡Leia também: Número da nota fiscal do MEI: saiba como localizar na NFS-e
Diferença entre NF-e e NFS-e
Antes de conferir o passo a passo para baixar o XML da nota fiscal, é importante saber qual é o tipo da NF em questão: a nota fiscal eletrônica (NF-e) ou a nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e).
A principal diferença das duas está na função de cada modelo. A NF-e tem a função de registrar a venda de produtos, já a NFS-e tem a função de registrar a prestação de serviços.
Veja um exemplo: uma loja de cosméticos, quando são vendidos shampoos, maquiagens e cremes, devem ser emitidas NF-e. No caso de uma maquiagem feita por uma funcionária da loja em uma cliente, a nota emitida deve ser uma NFS-e.
Agora veja os tutoriais a partir do tipo de nota correto.
Como baixar o XML de nota fiscal eletrônica (NF-e)?
Se você possui a chave de acesso da nota fiscal eletrônica, o passo a passo é simples e feito pelo portal nacional das NF-e.
Portal da Nota Fiscal Eletrônica
1- Acesse o Portal da NF-e
O primeiro passo para baixar o arquivo XML da sua nota fiscal é acessar o portal da NF-e.
2- Clique em “Consultar NF-e”
A opção “Consultar NF-e” está na aba “Serviços”, no canto esquerdo superior da tela. Veja no exemplo:
Digite a chave de acesso da nota, faça a checagem de “Sou humano” e, em seguida, clique em “Continuar”.
3- Baixe o XML da nota fiscal
Os dados da nota fiscal estarão sendo exibidos, incluindo o arquivo XML. Para baixá-lo, é só clicar em “Download do Documento”. É necessário ter o Certificado Digital para baixar, seja do comprador ou do emitente.
Uma caixa de mensagens irá aparecer na tela para que você selecione um Certificado Digital atrelado à transação. Após selecionar o documento, é só clicar em “Ok”;
Pronto! O arquivo XML será baixado no seu dispositivo.
Emissor de NF-e
O arquivo XML da nota fiscal também pode ser baixado por meio do sistema que foi utilizado para emitir a NF-e. Atualmente, o governo brasileiro tem uma parceria com o Sebrae e indica o sistema da entidade para emissões.
Veja a seguir como baixar o arquivo XML de nota fiscal no portal do Sebrae.
1- Faça login no sistema
Faça login no sistema com suas credenciais. Normalmente, são solicitados o CNPJ da empresa e uma senha de acesso, ou o Certificado Digital.
2- Consulta de notas fiscais emitidas
Após o login, navegue até a seção de notas fiscais emitidas ou uma área similar onde estão listadas todas as NF-e emitidas pelo CNPJ em questão. No sistema do Sebrae, os documentos estão em “EMISSÃO NFE”.
3- Localize a nota fiscal
Encontre a nota fiscal que você deseja baixar o XML. Normalmente, é possível realizar essa busca utilizando o número da nota fiscal, a data de emissão ou o CNPJ do destinatário.
4- Baixe o arquivo XML
Após localizar a nota fiscal, clique na opção de Download do XML. Dependendo do sistema, o botão pode ter nomes diferentes, como “Baixar XML” ou “Download XML”. O arquivo será baixado para o seu computador no formato XML.
💡Veja também: Errou na nota fiscal MEI? Saiba como corrigir em 5 passos
Como baixar o XML de nota fiscal de serviço (NFS-e)?
A seguir, aprenda como baixar o XML de uma nota fiscal que foi emitida após uma prestação de um serviço.
Emissor de NFS-e
O arquivo XML da nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e) pode ser baixado por meio do sistema que foi utilizado para emitir a NFS-e. O governo brasileiro oferece o Portal Nacional de Emissão de NFS-e para isso, sendo que o MEI (microempreendedor individual) é obrigado a utilizar esse sistema.
Veja a seguir como baixar o arquivo XML de nota fiscal no Portal Nacional.
1- Faça login no sistema
Faça login no sistema com suas credenciais. No Portal Nacional, são solicitados o CNPJ da empresa e uma senha de acesso, ou o Certificado Digital.
2- Consulta de notas fiscais emitidas
Após o login, navegue até a seção de notas fiscais emitidas ou uma área similar onde estão listadas todas as NFS-e emitidas pelo CNPJ em questão. No sistema do governo, os documentos estão em “NFS-e Emitidas”, no canto superior direito da tela.
3- Localize a nota fiscal
Encontre a nota fiscal que você deseja baixar o XML. No Portal Nacional do governo, é possível realizar essa busca utilizando o CNPJ do destinatário. Após localizar a NFS-e desejada, clique nos três pontos no canto direito da tela. Veja no print:
4- Baixe o arquivo XML
Clique na opção de “Download XML”. Dependendo do sistema, o botão pode ter nomes diferentes, como “Baixar XML” ou “Download XML”. O arquivo será baixado para o seu computador no formato XML.
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Como baixar o XML de nota fiscal em outros softwares?
Se você utiliza softwares diferentes do emissor Sebrae ou Portal Nacional de NFS-e para a emissão e gerenciamento de notas fiscais, o processo de download do XML pode variar um pouco de acordo com o sistema. No entanto, em geral, a base do procedimento é semelhante:
- Acesse o software: Entre no sistema que você utiliza para emitir suas notas fiscais.
- Busque a nota fiscal: Utilize os filtros de busca para encontrar a nota fiscal específica.
- Baixe o XML: Localize a opção de download e baixe o arquivo XML para seu dispositivo.
O que fazer se não conseguir baixar o XML?
Caso tenha dificuldades para baixar o XML de sua nota fiscal, siga estas orientações:
- Verifique o Certificado Digital: Certifique-se de que o certificado digital está atualizado e funcionando corretamente.
- Consulte o suporte: Entre em contato com o suporte técnico do sistema que você está utilizando (seja o emissor do Sebrae, o Portal do governo ou outro qualquer).
- Entre em contato com as autoridades: Entre em contato com a Prefeitura ou Secretaria da Fazenda da sua cidade ou estado.
- Busque apoio de um contador: Um especialista poderá identificar com facilidade qual é o problema e resolver a questão para você.
Dicas importantes para baixar o arquivo XML da nota fiscal
Mantenha o certificado digital atualizado
O certificado digital é essencial para acessar o realizar o download do arquivo XML de notas fiscais de produto. Certifique-se de que ele esteja válido e atualizado.
Armazene os arquivos XML em um local seguro
Os arquivos XML são documentos importantes e devem ser armazenados em um local seguro, preferencialmente em um sistema de armazenamento em nuvem. O ideal é que sejam guardados pelo menos por cinco anos.
